HR Toolkit


Apprentissage, formation et développement

Mise en œuvre d’un programme de formation et de développement professionnel

Composantes d’une expérience d’apprentissage fructueuse

Voici, à la lumière des principes d’apprentissage des adultes, une liste des éléments à prendre en compte pour offrir à vos employés une expérience d’apprentissage fructueuse :

  • Les objectifs du programme de formation et de développement professionnel sont clairs.
  • Les employés aident à déterminer les connaissances, compétences et aptitudes à apprendre.
  • Les employés participent à des activités durant le processus d’apprentissage. 
  • Dans chaque situation d’apprentissage, on utilise comme ressources les expériences de travail et les connaissances des employés. 
  • On utilise une approche pratique et axée sur les problèmes, en se servant d’exemples tirés de la vraie vie. 
  • Le nouveau matériel s’inspire des expériences antérieures des employés, tant sur le plan de l’apprentissage que du travail.
  • On donne aux employés l’occasion de renforcer les connaissances acquises en les mettant en pratique.
  • L’apprentissage se fait de manière décontractée, dans un environnement sécuritaire et favorable.
  • On témoigne du respect à chaque employé.
  • L’expérience d’apprentissage favorise l’estime de soi.

Processus de formation et de développement professionnel

On apprend continuellement, qu’on en soit conscient ou non. Êtes-vous du genre à oublier régulièrement de sauvegarder le travail que vous faites à l’ordinateur? Si survient une panne d’électricité et que vous perdez des données, en tirez-vous une leçon? Si vous vous dites : « Je dois me rappeler de faire plus souvent une sauvegarde », vous avez fait un apprentissage — c’est ce qu’on appelle l’apprentissage accidentel : vous avez appris sans vraiment y penser ni le vouloir. Par ailleurs, l’apprentissage est intentionnel lorsque vous entreprenez une activité en vous demandant : « Qu’est-ce que je vais apprendre? » Le développement professionnel des employés exige que vous abordiez les activités quotidiennes avec l’intention d’apprendre à partir de ce qui se passe autour de vous.

 

Qui est responsable de la formation et du développement professionnel?

La formation des employés est une responsabilité qui incombe à l’organisation. Le développement professionnel des employés est une responsabilité qui incombe tant à la direction qu’à chaque employé. La direction doit offrir les bonnes ressources et l’environnement nécessaire pour favoriser la croissance de chacun des employés et combler leurs besoins en matière de formation.


Pour que la formation et le développement professionnel des employés soient fructueux, il vous faut, en tant que gestionnaire, prendre certaines mesures :

  • Fournissez aux employés une description d’emploi bien détaillée; elle servira de fondement aux activités de formation et de développement professionnel.
  • Offrez une formation axée sur les besoins des employés afin qu’ils puissent acquérir les compétences de base nécessaires pour leur travail. Cette responsabilité revient habituellement au superviseur.
  • Déterminez clairement les connaissances, compétences et habiletés dont l’organisation aura besoin dans l’avenir. Quels sont les objectifs à long terme de l’organisation et comment orienter le développement des employés en fonction de ces objectifs? Faites part à votre personnel de vos conclusions à cet égard.
  • Cherchez des occasions d’apprentissage dans les activités quotidiennes. S’est-il produit un incident avec un client qui pourrait servir de prétexte à un apprentissage? Le gouvernement a-t-il publié un nouveau rapport qui touche l’organisation?
  • Expliquez aux employés le processus de développement professionnel et incitez-les à dresser leur propre plan de développement professionnel.
  • Appuyez vos employés lorsqu’ils proposent des activités d’apprentissage qui les aideront à devenir des éléments clés de votre organisation, tant pour le présent que pour l’avenir.

 

Pour que le développement professionnel soit fructueux, chaque employé devrait :

  • Rechercher des occasions d’apprentissage dans ses activités quotidiennes.
  • Définir ses objectifs et les activités de développement professionnel, et dresser son propre plan de développement professionnel.

 

Comment planifier son propre développement professionnel

L’employé qui établit son propre plan de développement professionnel se fait aider par son superviseur. Ce plan est établi en fonction des besoins de l’employé et de son poste au sein de l’organisation et, pour être efficace, il doit être intéressant, exécutable, pratique et réaliste. Il sera mis en œuvre après avoir été approuvé par le superviseur de l’employé.

Étape 1 — Auto-évaluation

L’employé dresse la liste de ses compétences, aptitudes, valeurs, forces et faiblesses. Pour effectuer une auto-évaluation :

  • Utilisez les nombreux outils d’auto-évaluation qu’on retrouve sur le Web.
  • Comparez vos connaissances, compétences et habiletés à celles qui sont énoncées dans la description de votre emploi.
  • Passez en revue les évaluations de votre rendement (les évaluations du rendement servent souvent de point de départ à l’établissement du plan de développement professionnel personnel).
  • Sollicitez des commentaires de la part de votre superviseur.

 

Étape 2 — Évaluez votre poste actuel et votre environnement de travail

L’employé évalue les exigences actuelles de son poste et comment ces exigences, de même que celles de l’organisation, pourraient changer. Pour procéder à l’évaluation de votre poste :

  • Cernez les exigences de votre poste actuel et les attentes à l’égard du rendement.
  • Dressez la liste des connaissances, compétences et habiletés qui vous permettraient de mieux effectuer vos tâches actuelles.
  • Déterminez les changements qui surviendront dans votre environnement de travail — p. ex., sur le plan de la clientèle, des programmes, des services et de la technologie — et évaluez l’impact qu’auront ces changements sur votre poste.

 

Étape 3 — Fixez-vous des objectifs de développement professionnel

À la lumière de l’analyse que vous avez faite aux étapes 1 et 2, utilisez le formulaire Plan de développement professionnel personnel (DOC 86KB) pour répondre aux questions suivantes :

  • Quels sont vos objectifs professionnels?
  • Lesquels de ces objectifs de développement professionnel s’avéreraient bénéfiques à la fois pour vous et pour votre organisation?

Écrivez les objectifs que vous aimeriez atteindre. Sélectionnez deux ou trois objectifs auxquels vous vous attaqueriez simultanément. Fixez-vous des délais pour atteindre ces objectifs.

 

Étape 4 — Cernez des activités de développement professionnel

Déterminez les meilleures façons d’atteindre vos objectifs de développement professionnel.

  • Quelles méthodes emprunterez-vous?
  • De quelles ressources aurez-vous besoin?

 

Étape 5 — Mettez votre plan à exécution

Une fois que vous aurez rédigé une première version de votre propre plan de développement professionnel :

  • Étudiez ce plan avec votre superviseur afin d’avoir ses commentaires et son approbation.
  • Commencez à mettre votre plan à exécution.
  • Évaluez vos progrès et apportez à votre plan les correctifs qui s’imposent.
  • Soulignez vos réussites.

 

Outils & modeles

 


Méthodes économiques de formation et de développement professionnel

La formation et le développement professionnel de vos employés doit tenir compte du contexte organisationnel, des descriptions d’emploi, des contrats d’emploi et des conventions collectives. Lorsque vous choisissez pour vos employés des méthodes de formation et de développement professionnel, il est important de garder à l’esprit ce qu’il en est du processus d’apprentissage. Il y a de nombreuses façons d’offrir à vos employés des possibilités d’apprentissage, notamment :

  • Expérience en milieu de travail
  • Relations et rétroaction
  • Formation en salle de cours
  • Apprentissage externe
  • Apprentissage en ligne 

 

Expérience en milieu de travail

Comités

    • Dans toute organisation, des comités sont constitués pour certaines activités quotidiennes. S’ils sont bien gérés, ils peuvent aussi devenir des outils d’apprentissage efficaces.
    • La constitution de comités regroupant des employés de différents domaines d’activité de votre organisation favorisera l’apprentissage en permettant au personnel d’avoir différentes perspectives sur les questions étudiées.
    • Dans les réunions du comité, prévoyez du temps pour discuter des enjeux ou tendances qui pourraient avoir un impact sur l’organisation dans l’avenir.

 

Conférences et forums

     
    • Les employés peuvent assister à des conférences où sont abordés des sujets présentant un intérêt tant pour leur emploi que pour l’organisation.
     
    • Lorsque l’employé revient au travail, demandez-lui de faire une présentation aux autres membres du personnel afin d’approfondir son expérience d’apprentissage et d’enrichir l’organisation. (L’assistance à des conférences et à des forums peut constituer un apprentissage externe.

 

Rapports au sujet d’incidents critiques

    • Les activités quotidiennes sont toujours une source d’occasions d’apprentissage.

     

    • Sélectionnez les meilleures occasions d’apprentissage et rédigez un court rapport au sujet des incidents critiques afin que vos employés puissent en tirer des leçons. Par exemple, si un employé a réglé une plainte d’un client à la satisfaction de celui-ci, faites un bref résumé de l’incident et décrivez les actions de l’employé qui ont permis de résoudre le problème.
    • Communiquez ce rapport à l’employé concerné et, s’il y a lieu, à d’autres employés.
    • Si la situation n’a pas été bien gérée, rédigez un bref rapport de la situation en indiquant des choses à améliorer. Discutez de ce rapport avec votre employé et indiquez-lui les choses à améliorer tout en lui précisant comment vous l’aiderez en la matière. 

 

Outils & modeles

 

Visites d’observation

  • Si votre organisation a plus d’un point de services, donnez l’occasion aux employés de visiter les autres points de services.
  • Vos employés pourront ainsi mieux connaître la gamme complète des services offerts par l’organisation et la clientèle qu’elle dessert.
  • Faites des visites d’observation à d’autres organisations qui fournissent des services à une clientèle similaire ou qui ont des postes semblables, afin d’offrir à vos employés une intéressante expérience d’apprentissage.
  • Donnez aux employés qui participeront à ces visites d’observation une liste de points à observer ou de questions auxquelles ils devront répondre.
  • Faites un suivi des visites d’observation en demandant aux employés d’expliquer ce qu’ils ont appris et comment ils peuvent l’appliquer à votre organisation. (Les visites d’observation peuvent constituer une activité d’apprentissage externe.)

 

Outils de travail

    • On peut donner aux employés des outils qui leur permettront de mieux exécuter leurs tâches, notamment des manuels, des listes de vérification, des annuaires téléphoniques, des lignes directrices pour se conformer aux procédures ou pour prendre des décisions, etc.

     

    • Les outils de travail sont très utiles aux nouveaux employés et aux employés à qui on a confié de nouvelles responsabilités, de même que pour les activités peu fréquentes. 

 

Enrichissement des tâches

    • Lorsqu’un employé possède les compétences nécessaires pour bien s’acquitter de ses fonctions, il peut souhaiter relever des défis plus grands. Étudiez la possibilité de lui confier d’autres responsabilités.

     

    • Ces nouvelles responsabilités seront déterminées par l’employé et le gestionnaire.
    • Les organisations qui ont une structure organisationnelle aplatie commencent à confier des tâches de gestion aux employés expérimentés afin de leur permettre de relever des défis. 

 

Rotation des postes

    • Vous pouvez donner l’occasion à vos employés de travailler temporairement dans un autre service de l’organisation.

     

    • L’employé conserve son poste mais remplace un employé absent, ou encore deux employés échangent leurs responsabilités.

 

Observation au poste de travail

    • Si un employé veut apprendre ce que fait une autre personne de votre organisation, il peut accompagner cette personne et l’observer dans l’exercice de ses fonctions.

     

    • Habituellement, l’employé qui fait de l’observation ne participe pas à l’accomplissement des tâches.

 

Bulletin info-apprentissage

    • Des articles de journaux, des annonces et des rapports du gouvernement peuvent constituer un sujet d’apprentissage.

     

    • Préparez une feuille d’information sur ce sujet dont vous présentez un résumé assorti d’une ou deux questions à poser à vos employés; puis faites circuler cette feuille.
    • Mettez ce sujet à l’ordre du jour de votre prochaine réunion du personnel afin d’en discuter brièvement.

 

Apprentissage avec des pairs

    • Deux employés conviennent de s’entraider pour apprendre diverses tâches. Chacun d’eux devrait posséder un domaine de compétences dont peut bénéficier son collègue.

     

    • Un des deux employés aide son collègue à acquérir les connaissances ou les compétences qu’il possède, puis les rôles sont inversés. 

 

Occasions de se dépasser

    • Ces occasions permettent à un employé d’acquérir des compétences dans un domaine qu’il ne connaît pas; p. ex., s’il ne l’a jamais fait auparavant, on pourrait demander à un employé de présider une réunion.

     

    • Pour que ce nouveau rôle soit pour l’employé une bonne expérience d’apprentissage, le gestionnaire doit prendre à part l’employé, après la réunion, pour parler avec lui de ce qui s’est bien passé et des points à améliorer.

 

Projets spéciaux

    • Donnez à un employé l’occasion de travailler à un projet qui n’entre pas habituellement dans le cadre de ses fonctions. Par exemple, si quelqu’un a manifesté de l’intérêt pour la planification d’événements, on pourrait lui donner l’occasion de faire partie de l’équipe consacrée aux événements spéciaux.

Relations et rétroaction

Accompagnement (coaching)

    • Un processus d’accompagnement est mis en place après une entente intervenue entre un gestionnaire expérimenté et son employé. Le rôle de l’accompagnateur consiste à démontrer les compétences voulues et à orienter l’employé, lui fournir une rétroaction et l’encourager alors qu’il met en pratique ces nouvelles compétences.

Mentorat

    • Le mentorat est une démarche semblable à l’accompagnement. Il y a mentorat lorsqu’un cadre supérieur et expérimenté prodigue avis et conseils à un employé subalterne.

     

    • Les deux personnes en cause entretiennent habituellement une relation de travail basée sur leurs valeurs et leurs intérêts communs.

 

Réseautage

    • Dans certaines spécialités professionnelles, on dispose de réseaux informels dont l’objectif est de combler les besoins des membres en matière de développement professionnel. Les membres se réunissent pour discuter des enjeux de l’heure et partager information et ressources.

Évaluation du rendement

    • Les évaluations du rendement comptent un volet évaluation et un volet développement professionnel. Lors de l’évaluation classique du rendement, le gestionnaire et l’employé évaluent les forces et les faiblesses de l’employé. Lors d’une évaluation tous azimuts, la rétroaction provient des superviseurs, des pairs, du personnel, des collègues et parfois même des clients. À l’aide des résultats d’une évaluation, on peut cerner les domaines nécessitant des activités de développement professionnel.

Formation en salle de cours

Cours, séminaires, ateliers

    • Il s’agit de cours de formation qui peuvent être offerts à l’employé à l’interne ou à l’externe. On peut inviter un formateur, un animateur ou un expert à donner une session de formation dans les bureaux de l’organisation, ou envoyer un employé suivre un cours à l’extérieur durant ses heures de travail.

Apprentissage externe

Cours offerts par les collèges et universités

    • De nombreux collèges et universités offrent des cours intéressants pour les employés du secteur communautaire. Les employés peuvent suivre les cours en dehors des heures de travail, ou encore votre organisation peut leur consentir des congés payés pour y assister. Souvent l’organisation rembourse à l’employé les frais d’inscription au cours.

Associations professionnelles

    • Les associations professionnelles, à l’instar des réseaux, donnent aux employés l’occasion de se tenir au courant de l’évolution des connaissances dans leur domaine de spécialisation.

Groupes de lecture (aussi appelés cercles d’apprentissage ou cercles de lecture)

    • Un groupe d’employés se réunissent pour discuter de livres ou d’articles qui concernent leur milieu de travail ou leur organisation. Les rencontres se déroulent habituellement en dehors des heures de travail, par exemple à l’heure du lunch ou immédiatement après le travail.

Auto-apprentissage

    • Les lectures personnelles, les cours d’apprentissage en ligne et le travail bénévole constituent des occasions d’apprentissage. L’employé s’engage dans cette activité d’apprentissage de son plein gré et il s’y adonne à son propre rythme.

Apprentissage en ligne

    • On appelle « apprentissage en ligne » l’information et les cours offerts sur le Web; on peut ainsi avoir accès à une variété d’occasions d’apprentissage. Les choix vont des cours de formation offerts par les collèges et universités aux exposés détaillés sur un sujet donné, en passant par la lecture de rapports thématiques. L’apprentissage en ligne peut se pratiquer au travail ou à domicile. 
    Outils & modeles