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Rémunération et avantages sociaux

Avantages sociaux (rémunération indirecte)

Les avantages sociaux constituent la rémunération indirecte, c’est-à-dire une rémunération facultative, non salariale, qui est offerte aux employés en plus de leur salaire ou traitement. Ces avantages peuvent comprendre une assurance collective (maladie, dentaire, vue, vie, etc.), une protection des revenus en cas d’invalidité, des prestations de retraite, des services de garde, le remboursement des droits de scolarité, des congés de maladie, d’autres congés (payés ou non) et le financement de la formation.

Dans cette section :

  1. L’intérêt d’un régime d’avantages sociaux
  2. La base : assurance maladie et assurance dentaire
  3. Assurance vie et assurance en cas de décès ou de mutilation par accident
  4. Invalidité de longue durée
  5. Programme d’aide aux employés (PAE)
  6. Régime de prestations supplémentaires de chômage
  7. Prestations de retraite

 

L’intérêt d’un régime d’avantages sociaux

Même s’il est coûteux d’offrir à vos employés un régime complet d’avantages sociaux, ce peut être extrêmement profitable. La plupart des employeurs y trouvent surtout un moyen d’attirer et de retenir le personnel hautement qualifié. La concurrence est forte au sein du secteur pour attirer un nombre décroissant de nouveaux employés, aussi les employeurs doivent se montrer plus créatifs et s’adapter en offrant sans attendre des régimes d’avantages sociaux bien conçus et généreux. Plus une organisation est tournée vers l’avenir, plus elle adopte une structure souple afin de relever les défis d’aujourd’hui (p. ex., faire travailler ensemble quatre générations d’employés). Les employeurs qui continuent d’offrir un programme plus traditionnel et limité peuvent éprouver plus de difficulté à recruter et retenir différents types d’employés.    

Énumérons ici quelques-uns seulement des atouts que confèrent les avantages sociaux :

Pour les employeurs :

  • En offrant un meilleur accès aux avantages sociaux et une plus grande souplesse à cet égard, non seulement les employeurs recrutent des employés qualifiés, mais ils les retiennent.
  • Les avantages sociaux permettent d’offrir une couverture à risque élevé pour un faible coût et d’alléger le fardeau financier de l’entreprise.
  • Les avantages sociaux se traduisent par une amélioration de la productivité des employés, car ceux-ci sont plus efficaces lorsqu’ils bénéficient d’une sécurité pour eux-mêmes et pour leur famille.
  • Pour les entreprises, les primes sont déductibles d’impôt à titre de dépenses; elles permettent donc à l’organisation de réaliser des économies.

Pour les employés :

  • Les employés peuvent être rassurés (ce qui améliore leur productivité et leur satisfaction), car ils savent qu’eux-mêmes et leur famille sont protégés en cas de problème.
  • Les employés qui détiennent déjà une assurance vie et une assurance invalidité peuvent profiter d’une couverture supplémentaire, y compris un revenu de remplacement en cas de maladie grave ou d’invalidité.
  • Les employés peuvent être fiers de leur employeur s’ils sont satisfaits de la couverture dont ils bénéficient.

Voici quelques façons qui permettraient de faire preuve de créativité et d’améliorer l’accès aux avantages sociaux ou la qualité des avantages sociaux :

  • Permettre aux employés d’avoir accès à leurs avantages sociaux dès la date de leur embauche.
  • Permettre aux employés d’accumuler des jours de congé de maladie qui pourraient être utilisés pour prolonger la durée de couverture de leur assurance invalidité.
  • Permettre aux employés d’utiliser des jours de congé de maladie comme des « jours de santé personnelle » afin qu’ils puissent prendre un congé sans devoir utiliser tous leurs jours de congé ni prétendre qu’ils sont malades.
  • Accorder aux employés un congé payé à l’occasion de leur anniversaire de naissance.
  • Chercher des fournisseurs d’assurance qui offrent la couverture pour la vue à des coûts raisonnables, en permettant une plus grande latitude dans la personnalisation des options relatives aux avantages sociaux; p. ex., comptes gestion-santé, assurance pour la vue au lieu d’assurance dentaire, et couverture paramédicale élargie.

Même s’il y a des coûts afférents à ces options, ces coûts sont beaucoup moins importants que les avantages que pourra en retirer votre organisation. Si votre fournisseur d’assurance ne vous permet pas de faire certains changements à votre régime, il peut être opportun de faire une recherche pour savoir ce que d’autres fournisseurs sont en mesure de vous offrir.

 



La base : assurance maladie et assurance dentaire

L’assurance maladie et l’assurance dentaire constituent la base de tout régime d’avantages sociaux. La plupart des employeurs s’accordent pour dire que les principales causes d’absentéisme des employés sont liées aux problèmes de santé ou aux problèmes dentaires. Bien que beaucoup ne considèrent pas que l’assurance dentaire soit un élément très recherché, plusieurs rapports médicaux publiés récemment indiquent que bon nombre de maladies et de virus courants sont en fait liés à une piètre santé dentaire. La capacité d’une organisation à se montrer créative, souple et généreuse en offrant une rémunération globale assortie d’un régime d’avantages sociaux comprenant une assurance maladie et une assurance dentaire peut constituer un facteur déterminant pour attirer et retenir les personnes les plus compétentes.

Assurance maladie

Même au Canada où les régimes gouvernementaux assument environ 70 % de toutes les dépenses des soins de santé, les sommes qu’il reste à payer sont toujours une grande source de préoccupation pour les employés et les employeurs. Les régimes privés d’assurance maladie sont limités par la législation aux dépenses non entièrement couvertes par les régimes gouvernementaux.

Au Canada, les régimes d’assurance maladie d’une organisation peuvent généralement couvrir :

  • les frais d’hospitalisation supplémentaires pour une chambre privée ou semi-privée;
  • les frais d’hôpital pour un traitement d’urgence à l’étranger;
  • les médicaments, les vaccins et les autres fournitures médicales qu’on peut se procurer sur prescription seulement;
  • les services professionnels d’un médecin pour les dépenses médicales à l’étranger;
  • les soins infirmiers privés;
  • les frais pour des appareils médicaux, p. ex., béquilles, membres artificiels ou fauteuils roulants;
  • le transport en ambulance lors de situations non urgentes;
  • les traitements dentaires qui ne nécessitent pas une hospitalisation;
  • les services professionnels du personnel paramédical agréé, p. ex., psychologues, massothérapeutes, orthophonistes, podiatres, physiothérapeutes, chiropraticiens, ostéopathes ou naturopathes;
  • les dépenses pour les soins de la vue, y compris les lunettes (verres et montures), les verres de contact, les ajustements et le traitement correctif, la chirurgie oculaire au laser.
      • Beaucoup d’employeurs s’efforcent d’offrir à leurs employés cette dernière option, mais, étant donné que tant de personnes ont besoin de soins de la vue, le coût pour inclure cette option pourrait accroître de 20 % à 40 % les coûts des employeurs.

Il est pratique courante d’inclure un grand nombre de ces options dans un régime d’assurance maladie complémentaire. La plupart des bénéficiaires choisiront un régime sur mesure, comprenant uniquement les caractéristiques et les garanties qu’ils désirent. Toutefois, certaines options sont souvent limitées ou intégrées à d’autres afin de diminuer les coûts de l’ensemble du régime ou de subventionner les services largement utilisés.

Les options du régime d’assurance maladie complémentaire doivent être choisies en fonction des objectifs généraux de l’organisation en matière de rémunération et en fonction des besoins des employés. Pour les petites organisations, la gamme des options de couverture peut être limitée si les régimes sont financés selon une couverture intégrale; ces régimes n’offrent qu’une souplesse limitée afin d’éviter un risque élevé de réclamations. En étant affiliées à une organisation-cadre (p. ex., chambre de commerce, association commerciale ou professionnelle), les petites organisations peuvent profiter de régimes tout faits. Pour les plus grandes organisations, la gamme d’options sera surtout limitée en raison des coûts qui y sont associés.

Assurance dentaire

La conception d’un régime d’assurance dentaire est un art; il faut atteindre un délicat équilibre entre, d’une part, la compréhension des priorités fondamentales et, d’autre part, l’allocation de fonds suffisants, afin de s’assurer que la couverture est jugée suffisante et adéquate.

Même si le genre de soins dentaires peut varier selon les personnes, on retrouve certains éléments communs :

  • La plupart des employés, de même que leur conjoint ou conjointe et leurs enfants, ont besoin de soins et traitements dentaires de base par mesure de prévention. C’est pourquoi la majorité des employeurs choisissent de concevoir un régime qui minimisera le coût de la couverture de base pour les employés.
  • Comme les restaurations majeures et les services d’orthodontie sont de nature plus facultative et ne font en général pas partie des services de base dont a besoin tout le groupe d’employés, la plupart des régimes n’offrent pas la même couverture pour ces deux catégories. Par exemple, le régime peut rembourser 100 % des services de base et 50 % des deux autres catégories. Il est également courant de retrouver, pour les services autres que les services de base, des franchises, la coassurance ainsi qu’un plafond assurable, afin qu’il y ait davantage de fonds disponibles pour les traitements préventifs nécessaires.
  • Des franchises élevées pour les employés ainsi que des pourcentages élevés de coassurance peuvent contribuer à limiter les coûts que vous devez assumer pour le régime, car les employés paieront une plus grande proportion de l’ensemble des coûts. Le problème qui peut surgir, c’est que ces coûts élevés pour les employés obligeront peut-être ceux-ci à retarder les traitements dentaires dont ils ont besoin, ce qui risque de rendre les traitements plus coûteux. Le choix d’une très grande majorité d’employeurs est de payer dès le premier jour 100 % des soins dentaires reçus par mesure de prévention.
  • Pour aider à contrôler les coûts en s’assurant que le régime ne rembourse que les traitements raisonnables, le régime d’assurance dentaire peut exiger pour certains traitements et dépenses une évaluation préalable. Une telle mesure permet de s’assurer que l’employé comprend bien le genre de services garantis et la part qu’il doit payer lui-même. Il est toujours préférable de s’assurer que l’employé sait ce que le régime remboursera et le montant exact qu’il devra payer lui-même. 
  • Les personnes qui administrent les régimes d’avantages sociaux demandent fréquemment pourquoi l’assurance dentaire n’est pas facultative mais obligatoire. Si le régime était facultatif, ce sont seulement les employés susceptibles d’avoir besoin de soins dentaires qui y souscriraient et les soins reçus excéderaient presque toujours leur contribution, les franchises et la coassurance. Par contre, les personnes qui croient que les avantages qu’ils retiraient de l’assurance dentaire seraient moindres que leur prime ne voudraient pas souscrire cette assurance. En raison de cette antisélection, le coût par employé serait tellement élevé que les employeurs ne seraient pas perçus comme concurrentiels.



Assurance vie et assurance en cas de décès ou de mutilation par accident

Afin de protéger les employés et/ou leur famille, la plupart des employeurs conçoivent un régime comportant une assurance en cas de décès ou de mutilation par accident. Les employeurs offrent souvent une couverture de base, calculée comme facteur du salaire de l’employé (p. ex., 2 fois le salaire de l’employé en cas de décès ou de paralysie complète), ainsi qu’une couverture supplémentaire que peut acheter l’employé, s’il le désire. Le régime de chaque employé doit comprendre un tableau indiquant la couverture disponible et les coûts afférents.



Invalidité de longue durée

L’assurance invalidité de longue durée garantit le remplacement du revenu et ne peut être achetée dans le cadre d’un régime au profit du conjoint. On demande aux employés de payer le coût total des primes afin de recevoir un paiement non imposable s’ils devaient être incapables de travailler. La couverture pour l’invalidité de longue durée s’applique lorsque, à cause de la maladie, un employé est incapable d’exécuter sur une base continue un certain pourcentage de ses tâches essentielles. La structure de chaque régime peut être légèrement différente, aussi il est très important de comprendre dès le début les objectifs que vous voulez atteindre avec votre régime, notamment les périodes d’attente et les options pour la résiliation.



Programme d’aide aux employés (PAE)

En profitant du programme d’aide aux employés (PAE), les employés qui éprouvent des problèmes personnels nuisant à leur rendement au travail peuvent obtenir pour une courte durée des services de consultation confidentiels. Selon certaines études, grâce à ce genre de services ou de soutien par des professionnels qualifiés qui respectent la confidentialité, le stress et les conflits vécus par un employé sont atténués, ce qui peut contribuer à réduire l’absentéisme et, ultimement, le roulement du personnel.

Des rencontres individuelles sont offertes ainsi que des services en ligne (renseignements, accompagnement ou coaching, ou soutien). Les employés peuvent recourir au PAE pour recevoir de l’aide en diverses situations, entre autres :

  • pour obtenir une réponse à des questions concernant les personnes à charge, p. ex., des renseignements sur les services de garde offerts ou les services pour les enfants ayant des besoins spéciaux, des conseils sur le processus d’inscription au collège, ou de l’information sur les arrangements à prendre pour placer un parent âgé dans une résidence pour personnes âgées;
  • pour gérer le stress lié à un changement de vie majeur (même s’il s’agit d’un changement positif), p. ex., donner naissance à un enfant ou adopter un enfant, se marier, déménager ou acheter une maison, ou recevoir une promotion;
  • pour affronter de graves problèmes personnels ou professionnels, p. ex., anxiété généralisée, dépression, toxicomanie, épuisement professionnel, maladie, perte d’un être cher, tensions ou conflits interpersonnels.

Plusieurs genres de services sont offerts aux employeurs en vue de fournir de l’aide à leurs employés. Les employeurs peuvent mettre sur pied leurs propres services internes, s’unir à un consortium d’organisations pour offrir des services externes, ou adresser leurs employés à des fournisseurs de services privés ou publics. La gamme des coûts afférents à ces options peut varier de façon importante. Les organisations décideront de l’approche la plus appropriée, selon le niveau de bien-être qu’elles veulent procurer à leurs employés.

Au moment de choisir le meilleur fournisseur de PAE, il faut tenir compte de plusieurs facteurs :

  • Les services sont-ils accessibles et appropriés? Il est important de considérer l’endroit où sont situés les bureaux, ainsi que la confidentialité.
  • Comment pourra-t-on évaluer la qualité des services?
  • Comment pourra-t-on évaluer la satisfaction des clients?
  • Comment seront déterminés les coûts pour les services, et est-ce qu’il y aura une limite pour la fréquence et l’étendue des services offerts? Quels seront les frais pour une heure de services offerts à une personne?

Avant de choisir votre fournisseur de PAE, il faut répondre à ces questions et faire en sorte que les réponses soient mentionnées dans tout contrat ou proposition de services.



Régime de prestations supplémentaires de chômage

Les régimes de prestations supplémentaires de chômage (PSC) sont un complément aux prestations d’assurance emploi (AE) durant une période de chômage attribuable à un arrêt temporaire de travail, à une formation, ou à l’incapacité de travailler par suite d’une maladie, d’une blessure ou d’une mise en quarantaine. Les paiements périodiques de l’employeur augmentent le revenu hebdomadaire de l’employé durant les périodes où il est mis à pied. Le supplément accordé en vertu d’un régime de PSC n’est pas déduit des prestations accordées à un employé si le régime est approuvé par Service Canada.

Les employeurs n’ont pas à enregistrer leur régime au Programme de PSC de Service Canada pour les prestations de maternité, parentales (y compris d’adoption) et de compassion. Ce supplément n’est pas assurable et il n’y a pas de déductions pour l’AE. Toutefois, le régime doit respecter ces deux conditions :

  • ajouté aux prestations d’AE, le supplément n’excède pas la rémunération hebdomadaire habituelle de l’employé;
  • le supplément ne réduit pas les crédits accumulés par l’employé dans le cadre de son emploi (p. ex., indemnité de départ, congés de maladie ou de vacances non utilisés). 



Prestations de retraite

Un régime de retraite ou de pension est une entente conclue entre un employeur et ses employés, en vertu de laquelle l’employeur versera un revenu à ses employés lorsqu’ils seront à la retraite. Les régimes de retraite peuvent être élaborés de diverses façons, mais ils garantissent généralement une forme de paiement. Souvent, tant l’employeur que l’employé doivent contribuer au régime de retraite en versant des sommes d’argent dans un fonds aussi longtemps que dure l’emploi, afin que l’employé reçoive des prestations au moment de sa retraite. Les régimes de retraite sont considérés comme une sorte de revenu différé.

Régimes de retraite

Les régimes de retraite sont habituellement classés en deux catégories : prestations déterminées ou cotisations déterminées, selon la façon dont les paiements sont fixés.

  • Un régime de prestations déterminées garantit le montant prévisible des prestations mensuelles que recevra l’employé au moment de sa retraite; ce montant est calculé selon une formule établie où l’on tient compte du salaire de l’employé, de ses années de service et/ou de son âge.
  • Dans un régime de cotisations déterminées, le montant des prestations que recevra l’employé à sa retraite sera déterminé par le montant d’argent qu’il aura injecté durant la durée du régime, et par le capital retraite accumulé grâce au rendement des actions et des investissements réalisés.

Régimes enregistrés d’épargne-retraite (REER)

Un régime enregistré d’épargne-retraite, ou REER, est un compte qui offre des avantages relativement à l’impôt et qui permet d’épargner en vue de la retraite, et qui ne se fonde pas nécessairement sur la relation employeur-employé. Le REER permet de mettre de l’argent de côté en vue de la retraite tout en différant le paiement des impôts à payer et en réduisant ces impôts, car :

  • les contributions à un REER peuvent, jusqu’à un certain seuil, être déduites du revenu avant impôt;
  • les revenus gagnés et déposés dans ce compte ne sont pas imposables tant que l’argent n’est pas retiré du régime.

Les comptes REER peuvent être établis en tant que :

  • REER individuel :
    • Un REER individuel est associé à une seule personne; seule cette personne pourra verser de l’argent dans son REER.
  • REER conjoint :
    • Le conjoint du cotisant est en fait le détenteur du compte; un REER conjoint est un moyen de fragmenter le revenu à la retraite.
  • REER collectif :
    • Un employeur peut prendre des arrangements pour que les employés cotisent régulièrement à ce REER grâce aux prélèvements effectués sur leur paie. Dans beaucoup d’organisations, les cotisations au REER collectif peuvent être partagées, c.-à-d. que l’employeur cotisera un certain pourcentage ou montant en dollars, selon les cotisations versées par l’employé.
    • Au moment où sont prélevées les cotisations, l’employé réalise immédiatement une épargne car il ne paie pas d’impôt sur le montant de ces cotisations, au lieu de devoir attendre la fin de l’année d’imposition.

Retraite progressive

Le milieu de travail est aujourd’hui confronté à un nouveau défi, alors que parfois quatre générations s’y côtoient. Pour la plupart des employeurs, c’est une tâche complexe que de concevoir une structure de rémunération et d’avantages sociaux qui répond aux besoins uniques de chaque groupe démographique. Et s’ajoutent à cela les changements que l’on connaît depuis quelques années dans les structures des régimes de pensions. Certaines organisations communautaires offrent à leurs employés un fonds de pension; toutefois, la plupart des organisations ont tendance à ne fournir à leurs employés que des cotisations à un REER — aussi, un nombre croissant d’employés ne se sentent pas en mesure de prendre leur retraite.

Avant que les organisations apportent des modifications à leur régime de retraite, il est important qu’elles en comprennent les détails, qu’il s’agisse d’un régime de prestations déterminées ou d’un régime de cotisations déterminées, ou simplement d’un REER. Les organisations qui peuvent modifier la conception du régime de retraite peuvent choisir une option de plus en plus populaire, surtout dans notre secteur : offrir la retraite progressive à leurs employés qualifiés qui sont plus âgés.

Pour les employés :
La retraite progressive permet aux employés qui envisageaient de prendre leur retraite d’en retarder le moment, de gagner un revenu partiel qui allégera leur fardeau financier à la retraite, de continuer à profiter d’avantages sociaux et d’être capables de faire graduellement la transition vers la retraite en réduisant leur nombre d’heures de travail jusqu’à ce qu’ils soient prêts à quitter leur emploi.

Pour les employeurs :
Les employeurs peuvent élaborer un plan de relève opportun et efficace sans perdre des compétences essentielles ou un précieux capital intellectuel. Les organisations ont le grand avantage de profiter de leur personnel le plus expérimenté, et cela pour un salaire réduit, tout en effectuant la transition vers une nouvelle équipe ou une nouvelle conception organisationnelle.

Obstacles :
Les employés doivent comprendre les conséquences que le fait de continuer à travailler entraînera sur leur régime de retraite ou d’avantages sociaux; il faut aussi réfléchir au meilleur moment pour commencer la retraite progressive. Si un employé commence trop tôt, il pourrait ne pas avoir accumulé suffisamment d’argent pour compenser son salaire réduit.

Les employeurs doivent s’assurer que le programme de retraite progressive est structuré de telle sorte que ne seront pas affectés le travail de l’organisation ni la situation financière de l’employé.

Important

Employés à temps partiel
La rémunération des employés à temps partiel doit être conforme à votre philosophie en matière de rémunération. Il arrive fréquemment qu’un employé régulier à temps partiel participe au régime de rémunération et d’avantages sociaux des employés à temps plein, selon une formule calculée au prorata. Il importe surtout d’offrir au personnel à temps partiel une rémunération juste et équitable, tout comme vous le faites pour le personnel à temps plein.


Si l’un de vos employés travaille 60 % du temps régulier ou trois jours par semaine (22,5 heures), il est habituellement admissible aux mêmes avantages sociaux qu’un employé à temps plein; toutefois, il se peut que cela ne soit pas approprié et il y a quelques exceptions.

Congé annuel
Si l’employé à temps plein se mérite 15 jours de congé annuel, l’employé à temps partiel qui travaille, par exemple, 3 jours par semaine, devrait se mériter 15 jours x 60 % (le pourcentage de son travail à temps partiel) ou 9 jours complets de congé annuel. Donc, l’employé à temps plein qui prend une « semaine » de vacances doit prendre congé pour 5 jours, soit l’équivalent pour lui d’une semaine normale de travail. Pour sa part, l’employé à temps partiel qui prend une « semaine » de vacances ne peut s’absenter que pour 3 jours, soit l’équivalent pour lui du nombre de jours de travail par semaine.

Prochaine section : Avantages non pécuniaires