HR Toolkit


Un milieu de travail convivial

Équipes de travail productives

Songez à toutes les personnes avec lesquelles vous entrez en contact au cours de votre vie professionnelle : collègues, membres du conseil d'administration et autres bénévoles, donateurs, clients, membres du public, etc. Les personnes reliées à votre organisation constituent un très vaste réseau, aussi il est vital d'apprendre à bien travailler ensemble.

Pourquoi constituer des équipes de travail?

Le travail d'équipe prend sa source dans les relations qui unissent un groupe de personnes partageant un intérêt ou un objectif commun, et il forge les relations entre ces personnes. Le travail en équipe permet à des gens oeuvrant en différents domaines (p. ex., programmes, collectes de fonds, marketing) et assumant différents rôles (membres du personnel, bénévoles, clients ou consommateurs), et cela peut-être au sein de différentes organisations, de collaborer sur des questions d'intérêt pour les membres de l'équipe.

Les membres d'une équipe partagent les mêmes objectifs et doivent surmonter des problèmes communs. Afin d'atteindre ses objectifs, l'équipe adopte des processus formels, par exemple la tenue de dossiers, l'animation et les réunions planifiées.

Une équipe efficace :

  • conservera les précieuses connaissances organisationnelles qui sont transmises  grâce à la continuité du personnel et au partage de l'information;
  • renforcera l'autonomie et le sentiment de satisfaction des membres travaillant au sein de l'équipe;
  • établira des relations de confiance qui mènent à un meilleur partage des connaissances et à une bonne compréhension mutuelle;
  • atteindra ses objectifs parce que les membres travaillent ensemble;
  • tiendra les membres de l'équipe responsables les uns des autres;
  • conjuguera les talents de nombreuses personnes, de sorte que le résultat atteint par l'équipe sera supérieur à la somme des résultats qu'auraient atteints individuellement les membres de l'équipe;
  • créera un milieu où est valorisé l'apport de chaque personne, quel que soit son niveau;
  • développera de nouvelles connaissances grâce au travail et à l'apprentissage en commun;
  • procurera un processus et une structure pour résoudre des problèmes et des questions complexes en appliquant des solutions proposées par différentes personnes;
  • générera des idées neuves et ouvrira de nouvelles perspectives;
  • fera en sorte que, mettant en pratique les connaissances acquises, on puisse améliorer les services de l'organisation;
  • utilisera divers processus de communication (notamment la technologie) afin de soutenir le partage de l'information, des connaissances et des expériences;
  • instaurera un climat où l'on encourage l'innovation et cherche les idées nouvelles, et où les membres écoutent les différents points de vue;
  • multipliera les résultats tout en maintenant ou réduisant les ressources nécessaires pour faire le travail;
  • instaurera une culture qui remet en question le statu quo et cherche à améliorer les services et atteindre les objectifs grâce à des solutions innovatrices;
  • renforcer les personnes, l'équipe et les organisations.

Comment bâtir des équipes et des groupes de travail productifs

Ayez des objectifs clairs

Quels objectifs avez-vous fixés à l'équipe? Tenez compte des obstacles et des occasions qui peuvent se présenter et ayez des attentes réalistes quant à l'aide que l'équipe peut vous apporter pour trouver des solutions. Assurez-vous que tous les membres de l'équipe connaissent les objectifs et la façon dont l'équipe les atteindra (et n'oubliez pas de souligner les réussites de l'équipe!). L'identification d'un chef d'équipe peut aider le groupe à garder le cap sur les tâches à accomplir.

Déterminez les personnes qui doivent faire partie de l'équipe

Une fois vos objectifs définis, vous pouvez déterminer la composition de l'équipe. Demandez-vous s'il vous faut choisir des employés, des membres du conseil d'administration, des bénévoles et/ou des clients, ou d'autres intervenants. Choisissez des personnes qui comprennent bien la question. Vous voudrez peut-être inclure des personnes qui, bien qu'elles ne connaissent pas bien la question, pourraient apporter des perspectives et des idées nouvelles, et tirer partie de cette expérience. Il faut aussi penser aux politiques. Qui a un rôle de direction ou de leadership? Qui peut aider l'organisation à vaincre les obstacles? Qui s'entend avec qui? Qui pourrait perturber le groupe ou ne pas vouloir coopérer? N'hésitez pas à ajouter de nouveaux membres au fur et à mesure que le travail progresse.

Établissez un calendrier de travail pour l'équipe

N'oubliez pas que le travail en groupe est souvent plus long que le travail individuel.

Donnez à l'équipe les moyens pour bien travailler ensemble

Assurez-vous que les membres de l'équipe possèdent les compétences et les ressources dont ils ont besoin pour bien travailler ensemble, p. ex., des aptitudes pour l'animation, les finances, un personnel de soutien, l'appui de la direction, l'accès à la technologie et les compétences pour l'utiliser.

Définissez les modes de communication de l'équipe

Vous devrez établir un processus par lequel l'équipe rendra compte de ses efforts et de ses résultats. L'équipe devra définir comment ses membres communiqueront entre eux et comment ils communiqueront leur travail aux autres (p. ex., procès-verbal des réunions, courriel, site Web et serveur de liste).

D'autres conseils utiles.

  • Les groupes efficaces doivent se concentrer tant sur le groupe que sur la tâche à accomplir.
  • Tous les membres du groupe doivent bien comprendre la tâche qu'ils ont à accomplir ensemble.
  • Encouragez les membres du groupe à fixer des objectifs et à se les approprier.
  • Mettez par écrit la tâche à accomplir et rappelez-la régulièrement au groupe afin que chaque membre demeure concentré sur cette tâche.
  • Si surgissent des conflits entre les membres, analysez-les et réglez-les en rappelant la tâche qu'il faut accomplir.
  • Encouragez tous les membres du groupe à participer.
  • Notez par écrit les décisions du groupe afin d'éviter de devoir reprendre les mêmes discussions.
  • Établissez pour le groupe des règles avec lesquelles tous les membres sont à l'aise, et responsabilisez les membres du groupe.
  • Agissez avec équité lorsque vous recevez une rétroaction et que vous menez les discussions, et cherchez des stratégies de rechange qui conviennent à la tâche que le groupe doit accomplir.
  • Reconnaissez les efforts du groupe plutôt que les efforts individuels.
  • Concentrez-vous sur les solutions; il est facile de cerner le problème, mais il est plus positif d'essayer de trouver une solution.
  • Soyez attentif à la communication verbale et non verbale.
  • Affirmez l'importance de respecter les engagements faits à l'endroit du groupe et par le groupe.
  • Ayez des attentes claires et rappelez-les au groupe.
  • Reconnaissez les contributions positives au groupe.
  • Affirmez que les conflits constructifs sont acceptables, mais non les attaques personnelles.
  • Donnez aux membres du groupe une formation sur la résolution de problème et la gestion de conflits.

Les principes clés de la dynamique de groupe

Tout comme les individus, les groupes ont trois besoins interpersonnels fondamentaux : l'inclusion, le contrôle et l'ouverture . Ces besoins déterminent la façon dont nous traitons les autres membres du groupe et la façon dont nous voulons qu'ils nous traitent. Le fait de comprendre et de reconnaître les différents comportements, tant chez vous-même que chez les autres membres du groupe, vous aidera à communiquer ce qui se produit au sein du groupe, à exercer une influence et à aider le groupe à devenir plus efficace et productif.

Trois besoins fondamentaux pour le développement des individus et des groupes

Inclusion: C'est le besoin qu'ont les individus de partager, de faire participer d'autres personnes à leurs activités. Cette notion recouvre également le besoin d'être reconnu, d'interagir avec les autres et d'être accepté par eux. Par exemple, vous vous êtes peut-être demandé pourquoi, au début d'une rencontre, un animateur vous a demandé de vous identifier; cela permet d'établir entre les participants le contact souhaité et d'ainsi créer un sentiment d'appartenance.


  • Principale préoccupation:  Qui est en dedans ou en dehors du groupe?
  • Sentiments éprouvés:  anxiété, attente, espoir, hésitation, inconfort
  • Comportements adoptés: être volubile, attentif ou invitant, offrir son soutien ou rester sur ses gardes
  • Un conseil pour aider à répondre à ce besoin:  Prêtez attention aux personnes qui participent trop ou pas assez - attitudes qui peuvent créer des difficultés dans le groupe, car les personnes qui parlent beaucoup essaient d'obliger à s'exprimer les personnes qui sont silencieuses.

Contrôle:  C'est le besoin qu'ont les individus d'exercer une influence, de prendre des responsabilités, de se sentir compétent et d'avoir de l'autorité sur les autres. Ces besoins peuvent causer une période de remous et de tensions, certains membres essayant de dominer tandis que d'autres résistent ou se retirent. Par exemple, vous avez demandé au groupe de prendre une décision concernant une action à entreprendre et un des membres empêche le processus de prise de décision en parlant d'un autre sujet.

Remarque importante: Cette période qui s'inscrit dans le processus du groupe est souvent évitée, à peine abordée ou jugée négative. Ce n'est pas mauvais d'avoir besoin de contrôler; comme il en est pour les conflits, si cette période a été bien gérée et si les participants ont la possibilité d'influencer le processus du groupe, on peut commencer à relaxer et à s'amuser ensemble.

  • Principale préoccupation: Prendre en charge ou être pris en charge?
  • Sentiments éprouvés: frustration, incompétence, impuissance, apathie, se sentir coincé
  • Comportements adoptés: résistance, compétition, évitement, défier, être querelleur
  • Un conseil pour aider à répondre à ce besoin: Remarquez si votre groupe essaie d'empêcher que soient établies des procédures pour la prise de décision; cela pourrait empêcher le groupe de progresser et le paralyser. Essayez d'en arriver à un accord sur la façon dont votre groupe prendra des décisions et déterminez comment sera exercé le leadership et par qui.

Ouverture : C'est le besoin qu'ont les individus de faire confiance, d'accorder un appui affectif et d'être sincère. C'est aussi le besoin de se sentir en sécurité et de se faire des amis. Pensez à l'une de vos meilleures expériences de groupe. Comment vous êtes-vous senti? Par exemple, vous avez un talent particulier pour le dessin et n'en avez soufflé mot à personne; mais maintenant, vous vous sentez en sécurité et à l'aise avec le groupe et vous voulez le faire bénéficier de votre talent.

Principale préoccupation: Comment les membres se sentent-ils les uns par rapport aux autres?

Sentiments éprouvés: satisfaction, confiance, chaleur, sécurité, enthousiasme

Comportements adoptés: partage, résolution de problème, écoute active, collaboration

Un conseil pour aider à répondre à ce besoin:  Alors que se développe l'esprit d'équipe, remarquez si des membres adoptent des comportements interpersonnels qui sont extrêmes ou rigides, car certains membres peuvent sembler trop familiers et d'autres pas assez. Ces personnes peuvent se montrer réservées, prudentes ou distantes, ou au contraire elles peuvent être exubérantes et personnaliser régulièrement les situations et les enjeux. Lorsqu'on cultive un climat d'acceptation et de confiance, chaque membre est considéré et traité comme une personne et ses capacités uniques peuvent être utilisées pour améliorer tout le groupe.

Lorsqu'on pense à la dynamique de groupe, il est important de se rappeler qu'entrent en jeu trois niveaux de besoins qui peuvent affecter la productivité et le déroulement des activités:

  1. les besoins de l'équipe (la formation et le maintien de l'équipe);
  2. les besoins relatifs à la tâche (en vue d'accomplir le travail); et
  3. les besoins individuels. 

Prêtez attention à ces trois niveaux et assurez-vous qu'on reconnaisse ces besoins et qu'on cherche à y répondre, ce qui ne manquera pas de susciter et renforcer l'implication des membres tout en améliorant le travail accompli. 

Il est très probable que si vous avez certaines impressions concernant ce qui se passe dans le groupe, d'autres personnes ressentiront la même chose que vous. En exprimant et partageant vos émotions et vos pensées avec le groupe, vous ferez office de catalyseur afin de faire progresser le groupe vers une phase plus mature et plus productive. Pour le développement de votre groupe, il est nécessaire de répondre aux besoins qui se présentent; le groupe sera paralysé et stagnera si on ne tient pas compte des besoins et qu'on ne tente pas de les combler. 

En tant que gestionnaire dirigeant le groupe ou y participant, la principale question que vous devez vous poser afin d'aider le groupe à progresser est la suivante: «Qu'est-ce que je peux faire pour aider tout le groupe à être productif?» Amener un groupe de personnes très différentes à travailler ensemble pour accomplir une tâche est une activité complexe et qui comporte des hauts et des bas; c'est pourquoi le fait d'en apprendre davantage au sujet de la dynamique de groupe vous aidera à ramener le groupe à un « équilibre» et à conserver cette stabilité.

Dans la prochaine section, nous étudierons les éléments qui permettent d'évaluer si votre groupe est en santé et nous donnerons des conseils pour vous aider à déterminer la santé et la croissance de votre groupe.


Votre groupe est-il en santé?

Le travail en groupe peut être agréable ou s'avérer une source de frustration - ou les deux à la fois. Ces sentiments sont liés à la santé de votre groupe. Comme il en est pour les individus, un groupe a besoin de grandir et de se développer afin de devenir plus efficace et de bâtir sa confiance. En tant que gestionnaire, comment savoir si votre groupe va bien et est en santé? Quels sont les facteurs de développement sur lesquels vous pouvez travailler avec les membres de votre groupe?  

Voici cinq facteurs de développement[2] des groupes sur lesquels vous pouvez travailler:

  1. Climat
  2. Engagement
  3. Interactions
  4. Cohésion
  5. Productivité

En observant, comprenant et prêtant attention à ces cinq facteurs, les groupes peuvent améliorer leurs processus, atteindre davantage d'objectifs et procurer à leurs membres une plus grande satisfaction personnelle.

Climat : Il s'agit tant de l'environnement physique que du climat émotionnel, tous deux étant très importants pour le bien-être et la croissance du groupe. Les sièges, l'éclairage, la ventilation et la proximité des membres peut influencer le groupe. Le climat émotionnel détermine le sentiment de sécurité et d'aisance des membres. Lorsque vous entrez dans la pièce, il y a «quelque chose dans l'air» qui vous aide à deviner le climat émotionnel de votre groupe: formel ou informel? amical? compétitif?


[2] Dimock, H.G, How to Observe Your Group, 3e éd. (1993).


Conseil: La table et les chaises peuvent créer une séparation entre les membres; essayez de disposer les chaises en demi-cercle afin de favoriser une communication plus personnelle et une libre expression.

Engagement: L'engagement est déterminé par l'intérêt qu'éprouvent les uns pour les autres les membres du groupe, et par les activités ou les produits du groupe. Voici quelques questions clés à se poser pour évaluer l'engagement: «Pourquoi les membres sont-ils ici?» «Quel est leur niveau d'engagement envers le groupe?» On peut évaluer le degré d'engagement d'après les retards, le taux d'absentéisme et le niveau (ou le manque) d'énergie. 

Conseil: Permettez aux membres de participer à l'établissement de leurs propres objectifs et procédures de travail. 

Interactions: Il s'agit d'une indication majeure de la santé de votre groupe. Si davantage de membres interagissent les uns avec les autres, le groupe sera plus susceptible de se développer et d'accomplir sa tâche. Voici les principales questions à vous poser pour évaluer le niveau d'interactions dans votre groupe: «Dans quelle mesure chaque membre participe-t-il?» «Qui détient l'autorité dans le groupe?» «Y a-t-il des sous-groupes ou des clans?» «Quel est l'équilibre des rôles dans le groupe (voir la remarque ci-dessous)?» «Est-ce que les gens écoutent et tiennent compte des idées des autres?» Le climat émotionnel est intimement lié aux interactions. Les membres qui se sentent en sécurité et acceptés peuvent exprimer librement et fréquemment leurs sentiments.

Conseil:  Encouragez les activités de prise de décision en groupe, les petits projets de groupe et les pauses-café, afin de favoriser les rapports et la discussion.


Important

L'analyse des rôles des membres de votre groupe vous donne un excellent aperçu des interactions et de la santé du groupe. Pour que le groupe puisse se développer et devenir pleinement productif, les membres doivent se concentrer non seulement sur la tâche à accomplir mais aussi participer au développement de l'esprit d'équipe. En général, les groupes tendent à survaloriser un seul aspect du travail en groupe, par exemple : l'accent est mis sur la tâche et on met peu d'efforts à construire l'équipe OU on met beaucoup d'efforts à construire l'équipe au détriment de la tâche. Les équipes qui adoptent l'une de ces deux approches obtiennent de minces résultats. Téléchargez le document Rôles des membres d'un groupe quelques définitions pour en apprendre davantage au sujet de chaque rôle (Dimock, 1993, p. 44).

Productivité : L'atteinte des objectifs est une source de motivation et de fierté pour le groupe dans son ensemble. Voici des thèmes à étudier à cet égard : l'établissement des objectifs, la clarification des objectifs, la façon de susciter l'engagement des membres et la mise en ouvre.

Conseil : Une mesure simple qui aidera votre groupe à atteindre ses objectifs consiste à faire un suivi et à planifier à l'avance. Le fait de vérifier si les décisions prises lors de la séance précédente ont été mises en application, ou si on a planifié en vue de la séance suivante, créera une impulsion et les membres du groupe auront confiance que le travail additionnel accompli en dehors des séances a un impact sur l'atteinte de l'objectif général. 

Links and Resources

How to Observe Your Group, par Hedley Dimock et Raye Kass, 4e éd. (2007). Ce livre expose les stratégies les plus utiles au développement des groupes et présente les procédures appropriées pour les observer.

Theories of Small Group Development, par Raye Kass, 3e éd. (2005). Livre intéressant pour les gestionnaires et les consultants qui désirent maximiser l'efficacité d'une équipe, de même que pour les professionnels oeuvrant dans le domaine et qui se spécialisent dans le développement du leadership dans les petits groupes constitués au sein des organisations.

Zen of Groups: The Handbook for People Meeting with a Purpose, par Dale Hunter, Anne Bailey et Bill Taylor (1995). Dans ce livre, le lecteur apprendra comment participer aux groupes en tant que membre individuel, comment rendre les groupes plus efficaces dans leur ensemble et faire en sorte que les réunions de groupe soient plus agréables en tirant partie de la synergie au sein du groupe. Le livre est muni d'une trousse d'outils dans laquelle on présente des techniques et des exercices pour susciter des idées et une pensée créative, fixer les priorités, exprimer ses sentiments, insuffler une nouvelle énergie au groupe, bâtir l'esprit d'équipe, résoudre les conflits, et enfin commencer et terminer un groupe.


Prochaine section : Relations entre les employés et les bénévoles