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Un milieu de travail convivial

Réunions fructueuses

Malgré les nombreux courriels, appels téléphoniques et notes manuscrites qui sont échangés chaque jour, les réunions sont toujours un des moyens les plus efficaces pour partager et échanger de l´information, obtenir une rétroaction, planifier, collaborer et prendre des décisions importantes pour l´organisation. 

Pourquoi donc les réunions sont-elles si décriées? Si vous demandez à un collègue ce qui cause le plus de perte de temps au travail, les réunions seront habituellement citées en tête de liste. Il semble que les réunions sont plus longues, plus fréquentes, et qu´elles produisent moins de résultats. Aussi les employés peuvent-ils être contrariés, ayant l´impression que les réunions les empêchent de travailler au lieu d´améliorer leur travail.

Le fait est que même si beaucoup de personnes se plaignent des réunions, nous pouvons tous nous attendre à y consacrer une partie importante de notre activité professionnelle alors que le travail d´équipe et d´autres formes de travail en commun prennent de plus en plus d´importance. Pourquoi donc ne pas apprendre à mener des réunions intéressantes et fructueuses? Nous participons régulièrement à plusieurs types de réunions: réunions du personnel, des équipes de projet, des comités, du conseil d´administration, et réunions virtuelles. Dans cette section, nous présentons des idées pratiques sur la façon d´améliorer la qualité et la productivité des différentes réunions auxquelles vous participez quotidiennement.

Se réunir régulièrement

Nous passons de plus en plus de temps seuls dans notre milieu de travail, car la majorité de notre travail s´effectue à l´ordinateur. En outre, comme on offre de plus en plus des lieux de travail variables et des horaires flexibles, ce peut être tout un défi que d´organiser des rencontres individuelles ou virtuelles avec des collègues. Lorsque les gens sont stressés en raison des échéanciers serrés, la première chose qui est mise de côté est souvent la réunion du personnel. Faites tout le contraire! Réunissez les gens, ne serait-ce que pour 15 minutes, afin de les amener à dialoguer et à résoudre ensemble les problèmes. C´est surprenant comme une brève réunion peut contribuer à réduire le stress et apporter au groupe un surcroît d´énergie.

Important

Les réunions ne se limitent plus à des rencontres personnelles. Au cours de la dernière décennie, l´utilisation de la technologie - les téléconférences, les vidéoconférences, le partage de documents en ligne et les webinaires - a pris de plus en plus d´importance et, si elles sont bien planifiées en utilisant les principes exposés ci-dessous, les réunions virtuelles peuvent être tout aussi fructueuses que les rencontres personnelles.


Les réunions régulières du personnel peuvent servir à rappeler aux employés que le travail accompli par l´organisation ne se limite pas à leur propre sphère d´activité et à leurs échéanciers; les employés peuvent discerner des occasions pour se soutenir mutuellement et collaborer les uns avec les autres, sans compter qu´ils peuvent obtenir des autres une information cruciale. Un autre avantage de tenir des réunions régulières du personnel est de permettre aux personnes à différents échelons de l´organisation (gestionnaires, employés, stagiaires, contractuels) de s´entendre au sujet des priorités du moment et des buts organisationnels. On se plaint souvent que les employés n´ont pas suffisamment accès à l´information; des réunions régulières du personnel peuvent remédier à cet état de fait. Et pour les gestionnaires, il s´agit d´une excellente façon de rester en contact avec les employés et de « prendre le pouls » de chacun.

Remarque au sujet des réunions du conseil d´administration :

Les réunions du CA sont quelque peu différentes des réunions de chaque jour, car y participent des bénévoles qui peuvent ne pas être familiers avec les détails des opérations quotidiennes de votre organisation; les membres du CA doivent consacrer leurs discussions à une stratégie de haut niveau, et ils doivent avoir une vue d´ensemble des politiques et des finances.

Il surgit souvent une certaine tension lors des réunions du CA en raison de la quantité importante d´information qui doit être traitée et de la nécessité d´avoir suffisamment de temps pour discuter et comprendre les différents sujets à l´ordre du jour afin de prendre de bonnes décisions. En général, la plupart des réunions du CA sont animées par le président ou la présidente du CA, avec l´aide du (de la) DG. Le président ou la présidente doit posséder certaines aptitudes pour guider le groupe vers la prise de décisions en temps opportun; il faut mettre l´accent sur ce qui doit être accompli pour chaque sujet à l´ordre du jour. Par exemple:

  • Une décision doit-elle être prise par tout le conseil d´administration? S´agit-il de partage d´information?
  • Le sujet doit-il être approfondi? Si oui, par un groupe ou un comité de travail?
  • Certains sujets doivent-ils être soumis au personnel?
  • Quel est le rôle du conseil d´administration pour un sujet ou un enjeu particulier?
  • Le président ou la présidente doit également être capable de faire une synthèse, reformuler constamment des points de la discussion et guider le groupe afin qu´il aborde tous les sujets à l´ordre du jour.

Un ordre du jour est habituellement rédigé par le président ou la présidente avec la collaboration du (de la) DG, et distribué avec les documents pertinents avant la réunion du CA. Dans l´ordre du jour sont précisés le temps alloué pour chaque sujet et les résultats attendus.


Planifier les réunions

Une réunion fructueuse a un but précis et elle se termine dans le délai prescrit. Avant de convoquer une réunion, posez-vous les questions suivantes :

  • Cette réunion est-elle nécessaire?
    • Pesez le pour et le contre au sujet de la tenue de cette réunion. Une bonne réunion produit de nombreux résultats; une mauvaise réunion est une perte de temps.
  • Qu´est-ce que je veux réaliser?
    • Partager de l´information? Prendre des décisions? Recueillir des idées? établir des contacts avec d´autres personnes? Faire le point sur l´organisation? Toutes ces raisons? Vous pouvez avoir plusieurs sujets à l´ordre du jour, attendant pour chacun un résultat différent. Définissez clairement vos attentes pour chaque sujet.
  • Qui doit être présent pour contribuer à cette réalisation?
    • Considérez la taille de l´effectif: est-ce que tout le monde doit assister à cette réunion?
    • Si une personne ne peut être présente à cette réunion, la tiendrez-vous quand même?
    • Tenez les réunions du personnel au même moment chaque semaine et n´annulez pas une réunion sauf si moins de 50% de votre personnel peut être présent.
    • Si un membre est absent lors de la réunion d´un groupe de travail ou d´une équipe de projet, il se peut que vous ne puissiez tenir la réunion si vous avez besoin de l´expertise de cette personne pour avancer - il s´agit de faire preuve de bon sens quant à la décision à prendre.
  • Est-ce que j´ai l´espace physique et le matériel nécessaire pour tenir la réunion?
    • On peut aussi tenir les réunions en ligne, avec la vidéo, ou par téléphone.
  • Est-ce que le moment est propice?
    • Est-ce que les personnes nécessaires seront capables d´être présentes? Avez-vous envisagé différents horaires?

Après avoir clairement défini le ou les objectifs et choisi les participants, assurez-vous de les informer avant la réunion afin qu´ils puissent se préparer d´avance. Cette simple étape fera en sorte que la réunion puisse être bénéfique à toutes les parties impliquées et atteindre son but. Dans les milieux de travail où la charge de travail est lourde, il ne faut pas oublier que les participants ont, au même titre que la personne menant la réunion, la responsabilité de la réussite de la réunion.

Il est primordial de rédiger soigneusement l´ordre du jour lorsqu´on veut planifier une réunion productive. Voici quelques raisons expliquant l´importance de l´ordre du jour.

L´ordre du jour transmet des renseignements importants, notamment :

  1. les sujets soumis à la discussion;
  2. le présentateur ou la personne qui mènera la discussion pour chaque sujet;
  3. la structure de la réunion (le temps alloué pour chaque sujet);
  4. on peut utiliser l´ordre du jour comme liste de contrôle pour s´assurer qu´on a abordé tous les sujets;
  5. l´ordre du jour permet de se concentrer sur les sujets à traiter (l´objectif de la réunion doit être clairement exposé dans l´ordre du jour).

En fin de compte, vous voulez aider les personnes qui assisteront à la réunion à se préparer en fonction des discussions et des décisions à prendre lors de la réunion. L´ordre du jour peut être un très bon outil pour favoriser l´engagement et la motivation de vos collègues, de même que leur responsabilisation en ce qui a trait aux objectifs de la réunion.

Il y a deux façons de préparer l´ordre du jour d´une réunion :

  1. fournir aux participants un ordre du jour préétabli qu´ils pourront suivre et étudier; ou
  2. élaborer l´ordre du jour avec les personnes clés qui participeront à la réunion.

Au moment de décider quelle approche convient le mieux à votre organisation, tenez compte de vos objectifs, du temps disponible et des processus de communication en place. Par exemple, si vous voulez travailler avec d´autres personnes pour rédiger l´ordre du jour et que vous avez du temps à consacrer à ce processus, un dossier peut être ouvert sur un serveur commun afin que les participants puissent y avoir accès pour contribuer à la préparation de l´ordre du jour. Ce processus permet d´éliminer l´échange de nombreux courriels. La personne convoquant la réunion peut s´occuper de faire une synthèse des ajouts et des modifications et préparer un document à partir duquel le groupe pourra travailler.

Tip

Pour des réunions régulières du personnel, il n´est pas nécessaire de créer chaque semaine un nouveau modèle d´ordre du jour.

Préparez un modèle adapté à votre personnel et modifiez-le comme il convient.


Aide-mémoire pour rédiger un ordre du jour

  • Réfléchissez au résultat global que vous voulez atteindre au moyen de la réunion et au genre d´activités requises pour obtenir ce résultat. L´ordre du jour doit prévoir le déroulement de ces activités lors de la réunion.
  • Dans l´ordre du jour, énoncez le résultat global que vous voulez atteindre au moyen de la réunion.
  • à côté de chaque sujet principal, précisez le genre d´action requise, le genre de résultat attendu (décision, vote, action confiée à une personne) et le temps qui devrait être nécessaire pour aborder chaque sujet.
  • Ne faites pas un cadre trop rigide; soyez prêts à adapter l´ordre du jour de la réunion si des membres font des contributions au processus de planification.
  • Réfléchissez à la manière de présenter un événement pour que les gens soient déjà préparés mentalement. Il peut valoir la peine d´avoir une brève discussion concernant le titre à donner afin que les participants soient bien préparés.
  • Enfin, pour qu´un ordre du jour soit efficace, le plus important est de le respecter lors de la réunion!

Lorsque l´ordre du jour est établi et que vous avez une structure de base à partir de laquelle vous pouvez travailler, la prochaine étape de ce processus de planification est de réfléchir à la façon dont cet ordre du jour sera mis en ouvre et les objectifs atteints. Les réunions se déroulent souvent mieux si on confie à un animateur la tÂche de les diriger. L´animateur s´assure que tout se déroule bien, que chaque personne a la chance de parler, qu´on respecte les délais et les procédures, et si possible que tous les participants soient satisfaits à la fin de la réunion. Travail difficile? Oui, en certains cas. Ce qu´il faut, c´est de la pratique.


Animer les réunions

L´animation est un processus (c´est une façon de faire quelque chose) plutôt qu´un contenu (ce qu´on fait). Si un animateur est désigné pour mener votre réunion, cela pourra contribuer à garder le groupe concentré sur sa tÂche tout en favorisant une attention aux besoins personnels de chaque membre du groupe. Si ce sont les mêmes participants qui se réunissent régulièrement - ce qui se produit souvent dans les petites organisations -, étudiez la possibilité de faire une rotation afin que chaque personne ait la chance d´acquérir et de développer des compétences en animation de réunion.

Il y a cinq éléments clés dont il faut tenir compte lorsqu´on anime des réunions :

  1. ouverture: placez la réunion en contexte en exposant l´ordre du jour et le rôle des intervenants;
  2. établissement des règles de base: expliquez la façon de procéder;
  3. gestion du temps: surveillez l´heure afin de faire en sorte que soient abordés tous les sujets à l´ordre du jour et que les tÂches soient assignées;
  4. évaluation de la réunion: demandez une rétroaction pour améliorer le processus de la réunion; 
  5. clôture: clarifiez et révisez les actions et engagements des employés.

Pour en savoir davantage sur ces 5 éléments, consultez :

http://www.managementhelp.org/misc/mtgmgmnt.htm#anchor635206


Autres points importants à prendre en considération au sujet de l´animation :

  • Soignez l´aspect visuel, que tous les participants puissent suivre à la même page. On peut écrire l´ordre du jour sur un tableau-papier ou un tableau blanc, à la vue de tous - ou distribuer une feuille présentant l´ordre du jour, ce qui peut être un gaspillage de papier et les gens peuvent avoir tendance à étudier l´ordre du jour au lieu de regarder et d´écouter les autres. 
  • Que tout soit clair: clarifiez les différents points, reformulez, faites des synthèses et confirmez.
  • écrivez sur le tableau-papier ou tableau blanc les décisions prises ou les prochaines étapes à suivre. Encore une fois, c´est acceptable de laisser les participants prendre des notes, mais s´ils n´entendent pas bien ce qui est dit, il peut en résulter de la confusion. 
  • Exposez clairement vos demandes: Une clarification? Une décision? Une idée? Un partage d´information? Une information?
  • Permettez à tous de se faire entendre.
  • Si vous désirez conserver des notes de la réunion en plus de ce qui est noté par les participants, demandez à une personne de prendre des notes. 

L´animateur sert principalement à créer lors d´une réunion un environnement d´ouverture et à garder les participants concentrés sur l´objectif de la réunion. Tenir des réunions fructueuses est un art de même qu´une science, et votre organisation peut avoir besoin de pratiquer et d´expérimenter avant de trouver la façon qui convient pour amener les gens à travailler ensemble. En allouant du temps pour une rapide évaluation de la réunion à la fin de celle-ci, vous pourrez apprendre ce qui est opportun et ce qui doit être modifié pour la prochaine réunion.

Tip

Ce n´est pas tout le monde qui aime les réunions. Les personnes ayant une forte personnalité peuvent facilement prendre toute la place. Certaines personnes ont besoin de temps pour réfléchir à ce qu´elles ont entendu - ou pour mieux saisir l´information en lisant le procès-verbal de la réunion - et elles peuvent être plus en mesure de faire des commentaires après la réunion. Rappelez-vous que les gens n´ont pas tous la même manière d´apprendre et d´interagir avec les autres. Essayez de prendre en compte les différents besoins et styles, votre groupe ne s´en portera que mieux.



évaluer les réunions

Cette étape nécessite peu de temps mais peut être cruciale pour grandement améliorer vos réunions hebdomadaires.

  • Menez une évaluation de 5 à 10 minutes en demandant :
    • Qu´est-ce qui a bien fonctionné pour cette réunion?
    • En quoi faudrait-il procéder autrement la prochaine fois?

Pendant l´évaluation, ce n´est pas le moment de discuter au sujet de ce que disent les participants. Demandez des éclaircissements ou des solutions pour certaines parties de la prochaine réunion. Laissez les gens faire leurs commentaires; ils auront l´impression d´être écoutés et le processus s´améliorera, il y aura moins de frustration et on gardera l´espoir que les réunions continueront à s´améliorer.

Tip

Après avoir mené une évaluation, faites en sorte que les suggestions, les décisions et/ou la rétroaction que vous avez reçus soient pris en compte lors de vos réunions suivantes. Les gens arrêteront de vous donner une rétroaction au sujet des réunions s´ils constatent que leurs commentaires sont ignorés.


Tip

http://www.effectivemeetings.com/

Ce site Web est un centre virtuel de ressources sur les réunions. Vous y trouverez des conseils pratiques au sujet des réunions - on y aborde toutes les situations possibles, notamment la technologie, la planification, les équipes et les présentations.


The Art of Facilitation: How to Create Group Synergy (livre de poche), par Dale Hunter, Anne Bailey et Bill Taylor (1995).

The Art of Facilitation est une ressource de formation pour les animateurs dans laquelle on explique comment créer la synergie de groupe. Cette trousse offre des modèles pour animer des ateliers et des réunions, mener des projets et des évaluations; on y trouve des processus pour animer les groupes, travailler avec d´autres personnes, rester concentré sur la vision et les objectifs du groupe; on y traite d´autonomisation (« empowerment »), d´identité, de jeux de rôles, etc.


Running Board Meetings: How to Get the Most from Them, par Patrick Dunne (2007).

Ce n´est pas simple de mener des réunions du conseil d´administration et d´y participer. Ce livre est un guide pratique (étape par étape) pour tous les aspects des réunions du conseil d´administration; on y démontre ce qu´il faut faire « avant », « pendant » et « après » (le livre est divisé selon cette structure).


Prochaine section : Régimes de travail souples