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La dotation

Orientation

L’orientation d’un nouvel employé (processus parfois appelé accueil d’un nouvel employé) permet d’introduire cet employé à l’organisation et à son nouveau rôle. En plus de renseigner sur les politiques et procédures organisationnelles, une orientation efficace doit faire en sorte que le nouvel employé se sente à l’aise et puisse se familiariser avec son rôle ainsi qu’avec la culture et les valeurs de l’organisation.

Il faut du temps pour préparer le processus d’orientation et pour offrir une bonne orientation à un nouvel employé. Trop souvent, on renonce à donner une orientation à un nouvel employé en raison du rythme effréné du milieu de travail, en espérant que les nouvelles recrues «comprendront ce qu’il faut faire» une fois au travail. Mais en réalité, lorsque les employeurs prennent le temps d’orienter de façon adéquate leurs nouveaux employés, ceux-ci ont plus de chance de réussir. Une telle orientation peut accroître la rétention du personnel, ce qui permet à l’organisation d’économiser, à long terme, temps et argent pour le recrutement.

Une bonne orientation facilitera le rendement d’un employé:

  • On aide l’employé à se sentir moins anxieux
  • On communique à l’employé les renseignements organisationnels pertinents et on lance son processus d’apprentissage au sujet de la mission et du travail de l’organisation
  • On familiarise l’employé à la culture et aux valeurs de l’organisation, ainsi qu’aux comportements appropriés, aux pratiques formelles et informelles, etc.
  • On bâtit des relations entre le nouvel employé et ses collègues, y compris avec ses gestionnaires ou ses superviseurs

HR Management Standards

Norme de gestion RH correspondante:

Norme 3.1
Tous les nouveaux employés profitent d’une orientation sur leur poste et sur l’organisation.


Good Practice

Beaucoup d’éléments de l’orientation doivent être préparés avant l’arrivée d’un nouvel employé, pour s’assurer qu’il s’intègre harmonieusement à l’organisation:

  • Informer les membres du C.A. et du personnel du nom et du rôle du nouvel employé, et de la date de son entrée en fonction
  • Organiser l’espace de travail du nouvel employé: mobilier, équipement et fournitures nécessaires (s’assurer que l’équipement est en état de marche)
  • Le cas échéant, prévoir pour le nouvel employé une adresse courriel, un poste téléphonique, des cartes professionnelles, des clés pour le bureau, etc.
  • Ajouter le nom et les coordonnées de l’employé aux listes organisationnelles (téléphone, courriel, annuaire Web)
  • Préparer les documents à remettre au nouvel employé (copie de sa description d’emploi, rapports pertinents ou documents organisationnels)
  • S’assurer que le Manuel de l’employé est à jour
  • Contacter le nouvel employé pour confirmer à quel endroit et à quelle heure il doit se présenter la première journée de travail
  • Planifier le processus d’orientation, y compris les activités pour le premier jour, la première semaine et le premier mois
  • Constituer l’équipe d’orientation, et préciser le rôle de chaque membre dans le processus d’orientation
  • Décider quelles sont les tâches stimulantes qu’il convient de confier à l’employé pour débuter, et préparer la documentation nécessaire

 

Pour commencer — l’information de base

  • Faire les présentations (les nouveaux collègues, un mentor ou un «parrain» pour l’orientation, les gestionnaires, etc.)
  • Faire visiter à l’employé son espace de travail ainsi que les locaux (installations) de l’organisation, lui indiquant notamment:
    • où ranger ses affaires en sécurité (si c’est à un autre endroit qu’à son bureau)
    • où suspendre son manteau, déposer son lunch; où se trouvent les toilettes
    • où se trouvent le photocopieur, le télécopieur, les fournitures, etc
  • Fournir un aperçu organisationnel, y compris un organigramme, le cas échéant
  • Passer en revue les tâches et les responsabilités du nouvel employé, entre autres:
    • sa description d’emploi et les résultats attendus
    • le travail à accomplir dans les premiers jours ou les premières semaines
    • les rapports et les renseignements nécessaires pour son travail (documentation remise au besoin)
    • les liens entre son travail et d’autres rôles de l’organisation
  • Exposer les attentes relatives au travail ainsi que l’horaire de travail:
    • heure d’arrivée et de départ, heure du repas et des pauses
    • période d’essai
    • procédures de sécurité appropriées
  • Expliquer les procédures relatives aux RH et à l’administration, y compris:
    • documentation à remplir pour la paye et les avantages sociaux
    • Manuel de l’employé, avec les politiques et procédures à suivre
    • processus pour les déplacements et le remboursement des dépenses
    • absences, congés, vacances, etc.
    • protocole pour les téléphones et les courriels, politique sur l’utilisation de l’Internet
  • Passer en revue les procédures relatives à la santé et à la sécurité, aux incendies
  • Exposer le système de gestion du rendement, les plans d’apprentissage et de développement
  • Expliquer les processus de communication interne, y compris les réunions du personnel

Au-delà de l’orientation de base...

Beaucoup d’organisations ont mis en place un processus d’orientation bien rodé, de sorte que l’information à remettre à un nouvel employé est déjà prête. Mais en plus du matériel à remettre à l’employé, il faut aussi songer à la façon de communiquer l’information, au moment approprié pour couvrir les différents éléments de l’orientation, et aux personnes qui doivent participer au processus d’orientation pour qu’il soit engageant.

On trouvera ci-dessous des conseils et des rappels importants en vue de créer un processus d’orientation exhaustif et, surtout, efficace. Si vous avez déjà mis en place un processus pour l’orientation d’un nouvel employé, il serait judicieux de le réviser en tenant compte de l’information ci-dessous.

Concevoir un processus, non une activité

Le processus d’orientation est vraiment un processus qui se déploie au fil du temps, et non en une seule journée. Bien qu’il soit important de communiquer suffisamment d’information pour que le nouvel employé se sente bien outillé et préparé pour faire son travail, les employeurs doivent éviter de submerger d’information le nouvel employé lors de son premier jour au travail.

Une période d’orientation facilite la courbe d’apprentissage du nouvel employé. On ne s’attend pas à ce qu’il apprenne tout en une seule journée, mais on lui permet d’obtenir immédiatement les bonnes réponses aux questions urgentes, et de continuer à poser des questions au cours des premiers mois, au fil de l’évolution de ses besoins. Les nouveaux employés savent ainsi qu’ils sont soutenus de façon continue pour réussir leur intégration au sein de l’organisation.

Lorsqu’on définit le processus d’orientation d’un nouvel employé, il faut planifier le moment et la façon dont se dérouleront les activités et la communication de l’information; il convient d’aborder initialement l’information vitale, et de traiter plus tard des renseignements qui seront alors plus utiles et plus pertinents.

Favoriser une bonne impression au premier abord
Très souvent, les expériences des premières journées de travail marquent les nouveaux employés pour toute la durée de leur service au sein d’une organisation. Quant aux employeurs, la première journée de travail d’un nouvel employé leur permet d’accueillir cette personne dans leur équipe et de l’aider à se sentir à l’aise.

En se mettant à la place du nouvel employé, l’employeur peut s’efforcer de rendre sa première journée de travail amusante, agréable et aussi simple que possible. En suscitant ces émotions positives dès le départ, l’employeur inspire l’employé à accomplir un excellent travail, ce qui contribuera positivement au succès de l’organisation.

Ne pas enterrer un nouvel employé sous la paperasse!

La meilleure façon de connaître un nouveau milieu de travail est bien souvent de rencontrer ceux qui y travaillent et d’échanger avec eux. Au lieu d’isoler un nouvel employé pour qu’il puisse lire les politiques, les procédures, les manuels et tous les rapports produits au cours des cinq dernières années, faites-le rencontrer des gens durant ses premiers jours de travail, ce qui lui permettra de digérer l’information reçue.

Réfléchissez aux personnes qui pourraient participer au processus — à ce que différents intervenants pourraient communiquer lors du processus d’accueil et d’orientation. Des réunions avec des collègues, des bénévoles, des membres du C.A. et même des clients peuvent en apprendre beaucoup à un nouvel employé au sujet de l’organisation, par exemple au sujet de la culture organisationnelle (il arrive souvent que cet aspect important ne soit pas bien exposé ou articulé dans la documentation préparée).

Personnaliser l’orientation et confier un travail stimulant
Il est important de personnaliser le processus d’orientation de façon à l’adapter aux besoins particuliers du nouvel employé. Il y a des renseignements de base à communiquer à tous les employés, mais lorsqu’une personne compte 10ans d’expérience professionnelle, il n’est peut-être pas nécessaire de lui faire suivre le même processus qu’un nouveau diplômé dont c’est le premier emploi. Par ailleurs, si un employé n’est pas familier avec le secteur communautaire, il faudra peut-être lui donner plus d’information ou l’aider davantage à s’acclimater qu’une personne qui possède une vaste expérience du secteur et de sa culture. Il se peut aussi qu’on doive concevoir un processus d’orientation pour les nouveaux Canadiens. Les immigrants récents ne sont pas seulement nouveaux au sein de l’organisation, mais peut-être aussi au sein de la main-d’œuvre canadienne; il faudra peut-être revoir des pratiques ou des normes courantes dans les milieux de travail, que les employés canadiens tiennent pour acquis.

Un des aspects les plus difficiles du travail d’un nouvel employé, c’est de «se lancer»: au début, il peut manquer de confiance en lui-même et ne pas trop connaître la place qu’il occupe dans l’organisation. En lui confiant le plus tôt possible un travail spécifique et stimulant, on favorise son enracinement et on l’aide à se positionner au sein de l’organisation.

Aider les nouveaux employés à comprendre et à bâtir leur réseau
Les nouveaux employés doivent apprendre à connaître les gens, leur rôle et la façon dont ils interagissent dans l’organisation. Pour devenir pleinement fonctionnels comme membres de l’équipe, ils doivent savoir à qui s’adresser pour faire exécuter un travail, ils doivent connaître les supérieurs hiérarchiques des autres employés, etc. Prévoyez du temps pour les interactions formelles et informelles au cours du processus d’orientation, et assurez-vous que les nouveaux employés ont de multiples occasions d’échanger avec leurs collègues. Certains nouveaux employés trouvent très utile une représentation visuelle de la structure de l’organisation (un organigramme), où l’on peut connaître le nom des responsables ainsi que leur titre, et les rapports qui les unissent. On peut utiliser à cet effet un babillard où sont affichées les photos des responsables, avec leur nom et leur titre.

Aller au-delà des notionsRH de base pour faire connaître la culture du milieu de travail et les pratiques informelles

Un processus d’orientation qui se limite à couvrir les politiques et les procédures ne raconte qu’une petite partie de l’histoire d’une organisation. L’orientation doit répondre aux questions que se pose un nouvel employé, par exemple: Quel est l’objet de cette organisation? À quoi peut bien ressembler le travail qu’on y fait? Comment les choses sont-elles organisées, et quelle est ma place?

Réfléchissez aux «règles» formelles et informelles de votre milieu de travail. Par exemple:

  • Est-ce que la tenue vestimentaire est décontractée le vendredi? Quel est le code vestimentaire au bureau?
  • Au bureau, soulignez-vous les anniversaires ou les autres jours importants? Comment?
  • En plus de considérer les dates des réunions du personnel, quelle est la démarche que vous utilisez pour ces réunions? Est-ce que tout le monde est présent? Comment procédez-vous pour faire inscrire les sujets à l’ordre du jour? Comment les réunions sont-elles animées?

Rendre l’information accessible
Un manuel de l’employé est souvent utilisé lors du processus d’orientation. Le manuel constitue un document de référence pour le matériel couvert durant la période d’orientation. Par ailleurs, l’orientation d’un nouvel employé peut servir de mise à niveau ou d’occasion d’apprentissage pour les collègues invités à présenter l’information au nouvel arrivant ou à le guider.

Vous pouvez aussi afficher sur l’intranet une section d’information sur l’organisation (horaires et matériel pour l’orientation d’un nouvel employé, formulaires pour les avantages sociaux, foire aux questions) et fournir le lien aux nouveaux employés dans un courriel de bienvenue, afin qu’ils puissent consulter le site avant leur première journée de travail. Lorsqu’ils ont commencé à travailler, envoyez-leur un courriel pour leur rappeler qu’ils trouveront de la documentation en ligne, et invitez-les à visiter fréquemment l’intranet pour obtenir des renseignements.

Mettez à la disposition du personnel, dans un endroit accessible, les versions papier des politiques et procédures organisationnelles. Les mentions verbales lors de la réunion d’orientation d’un nouvel employé peuvent facilement être oubliées, surtout lorsque la réunion a lieu le premier jour de travail au bureau. De même, en cours de réorganisation, il arrive qu’on égare une pile de documents et de mémos. Une ressource en ligne qui est régulièrement mise à jour et qui est toujours accessible est la meilleure pratique lorsqu’il s’agit de partager de l’information.

Assigner des parrains et des mentors dès le départ
Une fois installé, un nouvel employé peut se trouver des affinités avec un employé expérimenté ou se chercher de façon proactive un mentor dans le milieu de travail. Toutefois, il peut s’avérer très utile d’assigner un mentor pour accueillir le nouvel employé, afin que celui-ci puisse immédiatement avoir une bonne idée de l’organisation et savoir où s’adresser pour obtenir de l’information ou des conseils pendant ses premières semaines de travail.

En outre, il peut être utile d’assigner un parrain à chaque nouvel employé. C’est une excellente façon d’impliquer un collègue dans le processus d’orientation. Le parrain peut interagir avec le nouvel employé sur une base plus informelle, le renseigner sur les normes et les valeurs de l’organisation ainsi que sur les attentes non écrites qui font partie de la culture organisationnelle, et le présenter aux autres personnes qu’il côtoie dans le milieu de travail.

Établissez une liste de contrôle de l’orientation pour encadrer les séances d’orientation de votre organisation.


Prochaine section : Relations de travail non conventionnelles