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Planification RH

Responsabilités du conseil d’administration pour la gestion RH

Le conseil d’administration est l’organe directeur de l’organisme sans but lucratif. Il lui appartient de superviser les opérations de l’organisme afin de faire en sorte qu’il réalise sa mission et qu’il soit administré de façon efficace et dans le meilleur intérêt des intervenants : les membres, les clients, les organismes de financement, les employés et l’ensemble de la collectivité.

C’est au conseil d’administration que revient la responsabilité générale de la planification stratégique, des finances, des opérations organisationnelles, des relations avec la collectivité et des ressources humaines. Dans cette section, il est surtout question des responsabilités du conseil d’administration en ce qui a trait aux RH.

 

Gouvernance et structure du conseil d’administration

Le conseil d’administration est l’employeur légal de tous les employés de l’organisation. En sa qualité d’employeur, il assume la responsabilité générale de la plupart des activités de gestion RH. Toutefois, son niveau d’intervention dans les pratiques de gestion RH est lié dans une certaine mesure à la structure (modèle) de gouvernance de l’organisation et au fait qu’il s’agit ou non d’une organisation bien établie.
L’Institut sur la gouvernance a défini ainsi trois rôles distincts que remplissent les organismes :

  • Gouvernance — L’interface avec les intervenants, la source des décisions stratégiques qui façonnent l’organisme et son travail, et la responsabilité ultime du travail et des décisions de l’organisme.
  • Gestion — Le lien entre la gouvernance et le travail. L’organisation des tâches, des personnes, des relations et de la technologie pour accomplir le travail.
  • Travail — L’exécution des tâches requises pour réaliser la mission.

Source: http://www.iog.ca/boardgovernance/html/gov_whe.html

Les organisations bénévoles et communautaires nouvellement établies sont souvent dirigées par un groupe de travail ou un conseil d’administration dont les membres participent personnellement aux opérations quotidiennes de l’organisation. Il arrive souvent que ces nouvelles organisations n’ont pas de personnel ou un personnel réduit, aussi les membres bénévoles du conseil d’administration assument la direction de l’organisation de même que certaines tâches.

Éventuellement, lorsque l’organisation est mieux établie, le conseil d’administration embauche une personne qui sera chargée des opérations quotidiennes de l’organisation — DG, gestionnaire, ou coordonnateur ou coordonnatrice —, mais habituellement les membres du conseil d’administration continuent à intervenir pour certains aspects de la gestion; on parle alors d’un conseil d’administration à structure mixte.

Les organisations bien établies se dotent habituellement d’une structure de gouvernance selon laquelle le conseil d’administration exerce une surveillance sur les questions liées à la gestion RH et n’intervient personnellement que dans les activités de gestion RH liées à l’embauche, à la supervision et à l’évaluation du (de la) DG. En général, les organisations bien établies adoptent l’un des deux modèles de gouvernance suivants : le conseil d’élaboration des politiques  (modèle traditionnel) et le conseil d’orientation politique (modèle Carver).

 


Gouvernance et gestion RH

Groupe de travail ou conseil d’administration

Les membres du groupe de travail ou du conseil d’administration interviennent en tout ce qui a trait à la gestion RH.

 

Avantages Inconvénients
  • Les membres du conseil d’administration ayant une expertise en gestion RH interviennent personnellement dans la gestion RH.
  • La prise de décision par consensus peut prendre beaucoup de temps et engendrer des conflits.
  • On s’en remet essentiellement aux membres du conseil d’administration qui accepteront bénévolement des responsabilités additionnelles.
  • Possibilités limitées d’intervention rapide pour des problèmes liés à l’emploi.

 

Conseil d’administration à structure mixte

Le conseil d’administration intervient moins dans la gestion, mais il intervient toujours dans l’exécution du travail de l’organisation.

 

Avantages Inconvénients
  • Des comités composés de membres du conseil d’administration peuvent être constitués pour s’occuper de domaines comme la gestion RH.
  • Chevauchement des responsabilités de gestion RH du conseil d’administration et du personnel.
  • Possible ambiguïté concernant les rôles.
  • Le conseil d’administration peut avoir tendance à faire de la microgestion.
  • Il peut être difficile pour les membres du conseil d’administration de renoncer aux responsabilités de gestion.

 

Conseil d’élaboration des politiques (CA traditionnel)

Le conseil d’administration définit la mission et les objectifs de l’organisation, et supervise les pratiques de gestion RH en vue de réaliser cette mission et ces objectifs; le (la) DG doit rendre compte au CA de la gestion RH; en ce qui a trait aux RH, le CA (par l’entremise de son comité exécutif, ou de son président ou de sa présidente) est responsable de l’embauche, de la supervision et de l’évaluation du (de la) DG.

 

Avantages Inconvénients
  • Des comités regroupant des membres du CA et des cadres supérieurs peuvent être constitués pour élaborer les politiques et pratiques RH.
  • Les rôles et les responsabilités du CA et du (de la) DG en matière de gestion RH sont clairement définis.
  • Il est difficile d’apporter rapidement des changements aux pratiques de gestion RH s’il faut au préalable obtenir l’approbation d’un comité.

 

Conseil d’orientation politique (modèle Carver)

Le conseil d’administration élabore les politiques de l’organisation en ce qui a trait aux objectifs à atteindre, aux moyens à prendre pour réaliser ces objectifs, et aux pouvoirs du (de la) DG en matière de gestion RH; le (la) DG agit selon les directives du CA; le CA doit établir une structure hiérarchique détaillée afin de s’acquitter de sa fonction de supervision de la gestion RH.

 

Avantages Inconvénients
  • Dans les limites fixées par le CA, le (la) DG est délégué(e) par le CA pour assumer la responsabilité des ressources humaines.
  • Le (la) DG élabore et met en œuvre toutes les politiques et pratiques RH.
  • Il peut s’avérer difficile de régler en temps opportun les problèmes avec le (la) DG si l’ensemble du CA doit intervenir dans le processus.
  • Le CA ne participe pas à l’élaboration des politiques et pratiques pour la gestion RH alors que, en sa qualité d’employeur légal, le CA — et chacun de ses membres individuellement — peut être tenu légalement responsable des violations de la loi.

 


Obligations légales des membres du conseil d’administration

Chaque membre du conseil d’administration a une obligation fiduciaire envers l’organisation, car le conseil d’administration dirige l’organisation au nom des membres ou des intervenants. L’obligation fiduciaire du conseil d’administration des organisations est la même pour toutes les structures de gouvernance. Cette obligation fiduciaire concerne tous les domaines de responsabilité, y compris les ressources humaines.


En droit, « un devoir » est une « obligation » d’agir d’une certaine manière et en respectant certaines normes de conduite.

 

Devoir Norme de conduite

Devoir de diligence

Les membres du CA doivent :

  • agir de façon raisonnable, prudente et de bonne foi;
  • se renseigner sur l’organisation pour la bien connaître;
  • dans une mesure raisonnable, s’informer au sujet de la gestion de l’organisation au quotidien et examiner les explications données afin de prendre des décisions éclairées;
  • lorsque c’est nécessaire, c’est un devoir de diligence de requérir l’avis de professionnels qualifiés.

Devoir d’agir avec compétence

  • Les membres du CA qui possèdent des compétences ou des connaissances particulières ont le devoir de les utiliser dans leurs fonctions et de se conformer à la norme de conduite à laquelle on s’attend d’eux en raison de leurs capacités professionnelles — p. ex., les professionnels RH et les avocats devront se conformer à la norme qui a cours dans leur profession relativement aux questions touchant respectivement la gestion RH et le droit. 
  • Les membres du CA qui ne possèdent pas de compétences ni de connaissances particulières sont tenus d’adopter la conduite d’une personne prudente, c’est-à-dire d’agir avec circonspection et attention et, avant de prendre une décision, ils doivent s’efforcer d’en prévoir les conséquences.

Devoir de loyauté

  • Les membres du CA ont le devoir de toujours considérer d’abord les intérêts de l’organisation, ce qui veut dire qu’ils doivent agir honnêtement, de bonne foi et dans le meilleur intérêt de l’organisation. Ils doivent divulguer de manière complète et avec promptitude tout conflit d’intérêts potentiel et prendre des mesures pour éviter des conflits d’intérêts ou ce qui pourrait être perçu comme tel.

Devoir d’obéissance

  • Les membres du CA ont le devoir d’agir conformément aux documents constitutifs de l’organisation — les statuts et règlements, les politiques, la réglementation — et de veiller à ce que les comités et le personnel en fassent autant. Ce devoir comprend la mise à jour des documents constitutifs de l’organisation.
  • Les membres du CA ont également le devoir d’observer tous les lois et règlements qui s’appliquent à l’organisation.

 


Rôles et responsabilités pour la gestion RH

Dans une organisation bien établie, la gestion RH s’effectue à trois niveaux : conseil d’administration, DG et cadres hiérarchiques (ces derniers exercent, dans une filière hiérarchique, des fonctions de supervision de membres du personnel).

 

Note

Le degré d’autonomie des cadres hiérarchiques en ce qui a trait aux activités RH varie et dépend dans une certaine mesure de la taille de l’organisation. Dans les organisations plus importantes où existe le poste de gestionnaire RH, certains rôles assumés par les DG et par les cadres hiérarchiques seront attribués aux gestionnaires RH.


Les organisations qui disposent de bonnes pratiques de gouvernance définissent clairement les responsabilités et devoirs de rendre compte qui incombent respectivement au conseil d’administration, au (à la) DG, et aux cadres hiérarchiques. Le conseil d’administration a un rôle de gouvernance et le (la) DG un rôle de gestionnaire. Il arrive parfois que les rôles ne soient pas clairement définis; lorsqu’ils précisent ces rôles, le conseil d’administration et le (la) DG doivent toujours tenir compte des devoirs et responsabilités légales du conseil d’administration en tant qu’employeur.

 

Example

Gestion des RH - Les rôles et responsabilités (PDF)

Tableau sur lequel sont indiquées différentes tâches liées aux RH et les personnes qui en sont responsables : conseil d’administration, DG ou cadre hiérarchique.

 


Législation du travail et responsabilités du conseil d’administration

Chaque membre du conseil d’administration est responsable du respect de la législation. Le (la) DG est embauché(e) par le conseil d’administration pour gérer les opérations de l’organisation au quotidien, mais le conseil d’administration ne peut déléguer l’obligation qui lui incombe de rendre des comptes quant au respect de la législation.
La plupart des organisations communautaires sont régies par les gouvernements provinciaux et elles doivent donc se conformer à la législation provinciale. Certaines organisations communautaires sont plutôt régies par le gouvernement fédéral et elles doivent donc se conformer à la législation fédérale. Par ailleurs, toutes les organisations doivent se conformer à la législation fédérale dans des domaines spécifiques, notamment l’impôt sur le revenu, l’assurance-emploi et le Régime de pensions du Canada.

 

Note

La législation du travail est modifiée périodiquement et c’est la responsabilité du conseil d’administration de voir à ce que l’organisation ait accès aux services d’un professionnel RH (à l’interne ou à l’externe) pour se tenir à jour au sujet des changements apportés.


Note

 ** Les organisations régies par les gouvernements provinciaux et qui reçoivent des fonds du gouvernement fédéral pour la prestation de services peuvent être assujetties — selon le montant reçu et la taille de l’organisation — à la Loi sur l’équité en matière d’emploi du Programme de contrats fédéraux.  


Important

Cette liste des lois concernant l’emploi ne regroupe que les principales lois. D’autres pourraient s’appliquer selon le type d’organisme sans but lucratif et selon la province.


En plus des lois provinciales et fédérales, des règlements municipaux peuvent aussi avoir un impact sur le milieu de travail. Par exemple, il faut respecter les règlements municipaux interdisant de fumer sur le lieu de travail.

 


L’exécution de vos devoirs en tant que membre du conseil d’administration

Comment, en tant que membre du conseil d’administration, pouvez-vous démontrer que vous assurez une bonne gouvernance? 

  • Acquittez-vous de vos devoirs de diligence, loyauté, obéissance, et de celui d’agir avec compétence.
  • Sachez quelles sont vos responsabilités légales.
  • Renseignez-vous sur la gestion RH.
  • Assistez régulièrement aux réunions du conseil d’administration.
  • Lisez tous les documents avant la tenue des réunions du conseil d’administration.
  • Posez des questions.
  • Votez consciencieusement.
  • Exprimez votre désaccord si vous estimez que le conseil d’administration agit de façon inappropriée et demandez que votre désaccord soit inscrit au procès-verbal de la réunion.
  • Lisez le procès-verbal de chaque réunion.
  • Si vous n’assistiez pas à une réunion au cours de laquelle on a pris une décision que vous désapprouvez, demandez que votre désaccord soit inscrit au procès-verbal de la réunion suivante.
  • Élaborez pour l’organisation de saines politiques et pratiques de gestion RH.
  • Demandez au (à la) DG de rendre compte régulièrement de la façon dont l’organisation respecte les lois.
  • Demandez un avis juridique avant de prendre des décisions importantes en matière de gestion RH.

Contractez une police d’assurance responsabilité pour les membres du conseil d’administration et les dirigeants.

 

Guide à l’intention des administrateurs des sociétés à but non lucratif

Gouvernement du Canada (Droits, Fonctions et Pratiques)

20 Questions que les administrateurs d’organismes sans but lucratif devraient poser sur les ressources humaines (PDF)
Le Conseil sur la surveillance des risques et la gouvernance (CSRG) de l’Institut Canadien des Comptables Agréés (ICCA) a commandé le présent cahier d’information pour aider les conseils des organismes sans but lucratif (OSBL) à s’acquitter de leur responsabilité de gérance des ressources humaines de leur organisation. Le présent cahier d’information aidera les administrateurs d’OSBL à assumer leurs principales responsabilités à cet égard, soit : le recrutement, l’évaluation et la planification de la relève du directeur général ou du principal responsable au sein du personnel, l’établissement de la rémunération du directeur général et l’approbation de la philosophie de rémunération de l’organisme, ainsi que la surveillance des politiques et pratiques en matière de ressources humaines de l’organisme pris dans son ensemble.

 

Prochaine section : Politiques RH at législation du travail