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Politiques RH et législation du travail
Exemples de politiques RH
Régimes d’avantages sociaux
Les régimes d’avantages sociaux viennent compléter les régimes de rémunération; ils constituent un bon moyen pour attirer et conserver les employés. Les organisations qui respectent les pratiques exemplaires intègrent dans une « rémunération globale » leurs politiques concernant les avantages sociaux, la rémunération, la reconnaissance et les récompenses.
Prescriptions de la loi en matière d’avantages sociaux
Les employeurs sont tenus par la loi d’offrir à leurs employés certains avantages sociaux :
- les régimes offerts aux salariés par l’État, notamment le Régime de pension du Canada ou le Régime des rentes du Québec, et l’assurance-emploi;
- les avantages sociaux offerts aux employés par l’employeur et visés par les lois provinciales sur les normes du travail; ces avantages comprennent l’octroi de vacances payées, de congés (congé de maternité, congé parental, congé pour raisons familiales, congé de maladie, congé pour fonctions judiciaires, etc.) et de jours fériés.
Avant d’établir un régime d’avantages sociaux et une politique afférente, il convient de vérifier les exigences de votre province en ce qui a trait aux normes du travail. Le régime que vous élaborerez doit, à tout le moins, offrir les avantages exigés par la loi.
Autres avantages sociaux offerts aux employés
L’employeur peut, à sa discrétion, offrir des avantages supplémentaires, notamment assurance maladie, assurance dentaire, assurance pour la vue, assurance invalidité de longue ou de courte durée, assurance vie, régime de retraite ou contribution à un REER. Les coûts de ces régimes d’avantages sociaux peuvent être assumés entièrement par l’employeur ou partagés entre l’employeur et les employés (auquel cas ceux-ci doivent verser une contribution qui correspond habituellement à un pourcentage de leur salaire).
Au moment où l’on détermine si l’on doit offrir aux employés un régime d’avantage sociaux, et où l’on choisit le type de régime à offrir, on doit calculer les primes qui devront être versées, de même que les coûts pour l’administration du régime et les responsabilités afférentes. Des spécialistes en avantages sociaux peuvent aider les organisations à évaluer correctement l’ensemble des coûts associés à l’établissement et à l’administration du régime d’avantages sociaux offert aux employés.
Si vous êtes en mesure d’offrir un régime de ce genre et décidez d’aller de l’avant, il est recommandé, selon les pratiques exemplaires, d’élaborer une politique distincte en la matière. Celle-ci devrait préciser les éléments suivants :
- les avantages particuliers offerts;
- le mode de financement du régime, à savoir si celui-ci est financé entièrement par l’employeur ou conjointement avec les employés (si les employés doivent y contribuer, précisez les options de participation et de retrait);
- les critères d’admissibilité au régime;
- les personnes protégées (c.-à-d. l’employé et les membres de sa famille immédiate qui habitent avec lui).
Options en matière d’assurances
Compte tenu des coûts inhérents à l’offre d’un régime d’avantages sociaux, bon nombre d’organisations bénévoles s’associent à d’autres organisations ou s’affilient au régime de leur association afin d’obtenir des primes et des régimes plus avantageux de la part des assureurs. Par ailleurs, au lieu d’offrir aux employés un régime d’avantages sociaux, certaines organisations leur offrent un montant correspondant à un pourcentage de leur salaire.
Il se peut que les conditions d’admissibilité, de protection et de participation ou de retrait soient régies par l’assureur; il est donc important de vérifier ces détails auprès de ce dernier au moment d’élaborer la politique sur le régime d’avantages sociaux.
Admissibilité
La question de l’admissibilité au régime doit être attentivement examinée. Il est pratique courante d’exiger que les employés aient occupé leur poste depuis au moins trois mois pour être admissibles au régime — cette période correspond à la durée habituelle de la période de probation. Tous les employés permanents à temps plein ont normalement droit aux avantages sociaux; cependant, certaines organisations offrent aux gestionnaires des avantages supplémentaires qui leur sont exclusifs (p. ex., un REER). Dans la plupart des organisations, les employés permanents à temps partiel sont également admissibles aux régimes d’avantages sociaux selon certains critères ou modalités (p. ex., nombre minimal d’heures de travail ou participation au prorata : en Saskatchewan, il s’agit là d’une prescription prévue dans la loi sur les normes du travail). Il est moins courant d’étendre les régimes d’avantages sociaux aux employés contractuels ou à ceux qui sont nommés pour une période déterminée; cependant, certains avantages sociaux, parfois remplacés par un montant correspondant à un pourcentage du salaire, peuvent être accordés aux personnes recrutées dans le cadre d’un contrat de longue durée (un an ou plus) — cette pratique permet à une organisation d’être plus concurrentielle lorsqu’elle doit recruter des spécialistes.
Incidences fiscales
Le mode de financement de certains avantages (financement par l’employeur ou financement conjoint avec les employés) peut avoir des incidences fiscales pour les membres du personnel, par exemple en cas d’invalidité de longue durée. Il est donc important de comprendre ce type de répercussions et de s’assurer que les employés en sont clairement informés.
Avantages sociaux – Fondation communautaire d’Ottawa (PDF 64Ko)
Avantages sociaux – organisation nationale (PDF 96Ko)
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